企业档案现代化管理方法初探
如今，计算机技术越来越多地应用于档案管理工作之中——这标志着现代化档案管理阶段的到来。随着计算机在档案管理领域中应用的深入，人们日益要求计算机能够提供更多的有关档案内容的信息，这向传统的档案管理提出了挑战。
我们知道，档案管理工作的八项内容是：收集、鉴定、整理、保管、统计登记、编目与检索、提供利用、编辑与研究。在传统的档案管理工作中，我们的档案管理人员以手工抄录为主，以能够为借阅者查询到所需档案为目的，此为“就档案管档案”。在这一阶段，我们的的确确做了大量的工作，编制了许多目录、卡片、指南，为利用者提供了有效的检索手段。后来，计算机在档案管理领域中的应用，使我们省却了许多手工工作，也可以利用计算机快速、高效的特性为利用者提供服务，但是，我们的档案管理水平仍然没有突破性发展，仍然是在就档案管档案。
一个企业追求的是经济利益的最大化，任何企业活动都必须为此目的服务。我们知道，档案是一种原始的信息记录，档案的真正价值在于其记载的信息内容——这才是利用者想要得到的东西。因此，档案管理必须向档案信息综合管理发展。
应当注意到，任何一个门类的档案都具有档案的共同特征——管理属性；同时又具有各自不同的信息特征——信息属性。例如，在案卷级档案管理中，管理属性一般都具有：
⑴档案馆代号、档号、分类号、缩微号；
⑵正题名、并列题名、副题名及说明题名文字；
⑶密级、保管期限；
⑷案卷内文件起止日期、数量；
⑸归档时间、存放位置、立卷单位；
而信息属性则因档案门类的不同而不同，尤其在科技档案管理领域，信息属性的差异很大：
⒈基建档案
⑴施工单位；
⑵建筑面积、使用面积；
⑶完成投资；
⑷质量评价；
⒉地球物理勘探档案
⑴投资单位、合同号；
⑵施工单位、负责人；
⑶工作方法、仪器型号；
⑷测网敷设：勘探面积、测线距、测点距、剖面长度、物理点总数；
⑸工区地理坐标：起止经度、起止纬度；
⑹工时利用：纯记录时间、实际施工天数
⑺质量信息：物理点一级品、废品数量、返工次数、异常精度
……
档案的管理属性确定了档案实体的存放地址，也是查询、检索及统计工作所必需的已知条件；信息属性则为利用者提供了必要的档案信息，并可以在计算机网络环境下实现远程信息交换。当然，不同管理层次的管理者所需要的信息是不同的，这需要我们去研究。
为了搞好档案信息的综合管理，我们档案管理人员不但要管好档案本身，更重要的是挖掘出相应的信息，这就要求我们档案管理人员必须对相应的专业知识有较深的了解。过去，我们也有部分编研成果，例如：大事记、档案汇编等等，但是，似乎对企业的作用不大。其原因在于我们忽略了档案的信息属性，或者所提供的信息量太小(注意，信息量不是指字数的多少而是指满足人们对信息需求的程度)。只有熟悉了相应的专业知识，才能抓住档案的真正价值。因此，现代化的档案管理要求有更高素质的档案管理人员。在现代化的档案管理阶段，并非要档案管理人员做较少的工作，而是要做更多、更有现实价值的工作，从而为企业、为社会做出更多的贡献。二、 虚拟案卷技术
目前，计算机技术在企事业单位的广泛应用，提高了工作效率，同时也产生了大量的非纸质载体档案，档案内容以数字化形式存在，载体类型随着计算机技术的发展而发展，主要有：
⒈磁带——盘式磁带、盒式磁带、微型磁带。其尺寸大到电影带，小到一张邮票。存贮密度也因计算机系统的不同而有很大差异。
⒉磁盘——5.25″、3.5″等各种尺寸与不同密度的软磁盘；光磁软盘（ZiP、Jazz等）。其尺寸相差不大，磁盘容量却千差万别，有几百KB的，也有上百MB的。
⒊光盘——只读光盘CD-ROM、可写光盘CD-R、可擦写光盘CD-RW、磁光盘MO，甚至以后的DVD盘。其容量一般在600 MB以上，甚至几个GB。
这些数字化了的档案，在使用中是高效的，但其近于苛刻的保管条件以及形态各异的尺寸给我们的库房管理带来了麻烦，甚至混乱。
一般地，数字化了的档案都有对应的纸质载体档案存在，但它们并不适宜在同一库房保存，应当分库房存放，所以必须建立纸质载体档案与数字化档案之间的联系。其实，数字化了的档案可以看作一种非纸质载体档案。在传统的档案管理中，也存在着大量的非纸质载体档案，例如照片、底片、音像带等，我们的管理方法同样是分库房存放，只是在管理中使用了同一个档号。由此已经产生了“虚拟案卷”的概念：按照信息内容组织在一起的多种载体的文件的有机集合。这样，在一个案卷下可以存在不同载体的档案实体，而各种载体的档案只不过是卷内目录中的一个“文件”。特种载体可能需要分库房存放，但不必分别编目。
由于虚拟案卷的产生，文件的外在表现形式也就变得多种多样，文件的概念也上升为广义文件——
一份古典的文件；
一册科研报告；
一张图纸；
若干册原始记录本；
若干盘数字化磁盘或磁带；
……
这样，手稿、底图或蓝晒图成为文件的不同稿本；一张磁盘或磁带成为文件中的“一页”。
再来看另一个问题，在计算机技术应用于档案管理的过程中，有人曾经提出“文件不必立卷”的观点，笔者认为这是一种错误的想法。我们知道，档案立卷工作一般按问题进行，目的在于保持文件之间的有机联系，这是项目管理方法在档案管理中的具体应用。因此，现代化的档案管理更应立卷。在非纸质载体档案逐渐增多的形势下，建立了虚拟案卷的概念，就保持了“问题”或称项目的整体性，保证了一个项目所产生的各种载体档案之间的有机联系。总之，一个案卷并非就是指文件存放在一个案卷盒内或文件用一个卷皮装订在一起。正确的理解应当是：一个案卷就是一个项目所产生的全部档案。三、 数字化与缩微
前面已经涉及了数字化了的档案，它已经达到了缩小档案实体占用空间面积的目的，这不正是档案缩微的目的吗？由此可以提出“档案的数字化”问题。
计算机技术的发展是令人瞩目的，数字化扫描仪、光盘刻录机的应用给我们的工作带来了极大的方便。我们可以对档案进行扫描、刻制成光盘、定期进行复制，以达到永久保留档案的信息内容的目的，同时也缩小了档案实体所占用的空间面积，而且在使用中也是高效的——快速地查询到所需信息。对于需要再处理的信息还可以利用OCR技术进行图文转换，以便于使用，这是纸质载体档案或传统缩微技术无可比拟的。数字化了的档案在使用中只需配置相应的计算机软硬件，而这并不十分昂贵。
档案数字化工作的关键是标准化问题，我们应该去摸索出一套简单实用的标准，以处理图形、文字，这在档案工作的历史上尚属首次，难度很大，但是势在必行，这就要求档案管理人员去掌握更多的先进技术，提高自身素质。
对于石油勘探测量成果，我们已经开始采用电子数据交换(EDI)格式的文件系统，其格式如下：
>HEAD
PROJECT=项目名称
CLIENT=用户名称
CONTRACTOR=承包商名称
SESSION=野外工期
GEOMETHORD=勘探方法
>INFO
……
>TOPONYM//
地名1 坐标X1 坐标Y1
……
地名n 坐标Xn 坐标Yn
>=NETWORK COLRESULT=勘探成果列数//
测线1 起点坐标X11 起点坐标Y11 止点坐标X12 止点坐标Y12
……
测线n 起点坐标Xn1 起点坐标Yn1 止点坐标Xn2 止点坐标Yn2
>RESULT TRAVNAME=测线名称//
MARK1 测点1 坐标X1 坐标Y1 高程H1 GEORESULT1
……
MARKn 测点n 坐标Xn 坐标Yn 高程Hn GEORESULTn
>BASE//
基点1 坐标X1坐标Y1高程H1 GEORESULT1
……
基点n 坐标Xn坐标Yn高程Hn GEORESULTn
>WELL//
井位名称1 坐标X1 坐标Y1 高程H1 GEORESULT1
……
井位名称n 坐标Xn 坐标Yn 高程Hn GEORESULTn
>END
这里暂不对这种格式及其使用方法做更详细的解释。在这种格式控制之下，我们很容易实现工区合并，从而为勘探工区的连片处理解释打下了良好的基础。标准化了的数据文件有固定的数据结构，使数据处理软件的研制人员可以把精力放在处理方法与处理结果上，不必再为多变的数据结构而烦恼。
四、档案实体的整理
过去，我们在档案的实体整理上已经投入了太多的资源——人力、物力、财力、时间。但是，档案馆始终不能引起企业的重视，试看档案馆在人们心目中的印象：
之一，“看堆”时期，档案实体管理混乱无序、分类不清，利用者需要的信息在档案馆查不到或没有归档。
之二，“养老”时期，档案管理工作局限于“别人拿来档案我归档，别人借阅档案我登记”。企业也把不好安排的人员塞进档案馆，使档案馆成为收容所。
之三，“无为”时期，档案馆为利用者提供不出有价值的信息，相对于满库房的档案而言，我们的档案研究工作做得太少了。
为了更正档案工作在人们心目中的印象，我们档案管理人员需要从多方面去努力。
首先，我们要解决归档问题。在企业档案馆中，我们的工作原则应当是：凡是企业当前产生的对未来有价值的档案，都要归入档案馆；凡是企业当前需要的过去的信息，都应保存在档案馆。一个企业档案馆就是一个企业的信息资源库——这就是档案馆在企业中的地位。
其次，我们来看档号问题。档号是档案实体的秩序号与存址号，给定了档号，档案就纳入了我们的管理范畴。档号具有唯一性，宜简不宜繁。只要包含了全宗号、案卷目录号、案卷号三项完全可以唯一地确定一个案卷，在文件级也只需增加卷内文件顺序号。其它的一些项目，如年度、逻辑标识符等等，完全不必考虑。在实践中，我们发现以下结构比较实用：
×××－××××－×××－××××
| | | |______卷内文件顺序号
| | |______________案卷号
| |______________________案卷目录号
|______________________________全宗号
当然，对于大型档案馆，存在“档案馆代号”；对于科技档案存在“套号”；对于文书档案还有“页号”等等，笔者认为这些均属于档案著录中另外的项目，不应出现在“档号”一项中。
在数据库中，档案实体的管理体现为对“管理属性”的管理，而档号是这一数据库的主关键字，同时，它也是以后信息开发的钥匙，所以其内容必须固定。
站在整个档案系统的高度，必然涉及对多个档案馆（室）的管理，所以命名档案馆代号也要有一定规则。例如，在东方公司可采用十位格式：
CNPCBGPD05表示中油集团总公司→东方公司→综合物化探事业部。
有了固定的档案馆代号，各单位再根据实际情况定义全宗号、目录号，为简化起见，可将全宗号、目录号合并为一级，统称“目录号”。在档案的交接过程中，也就无需再重新整理、编写目录了。当一个门类下的档案过多时，也不存在“返号”问题，需要做的工作仅仅是再给定一个目录号！
这样，档案实体的管理就呈现为四级管理模式：
档案馆（室）………………………档案馆级
全宗－目录……………………目录级
案卷…………………案卷级
文件………………文件级
对每一级的管理属性，我们档案管理人员都要认真地进行著录，这样才能 有效地进行案卷级或文件级检索。五、石油勘探档案的信息开发
我们知道，在一个企业中，不同管理层次的人员需要的信息是不同的。我们档案管理人员必须去研究利用者需要哪些信息，有针对性地从档案中挖掘出相应的信息。
对于企业，价值最大的莫过于科技档案——这是企业发展的后盾。在东方公司尤其要抓好石油勘探档案的信息开发工作。经过认真分析，我们把一个勘探项目的信息划分为五个部分：项目信息、施工信息、工作量信息、质量信息与时效利用（见表1）。它可以为计划部门、勘探部门、研究部门、市场开发等部门提供各自关心的信息，更有利于勘探资料的综合解释与研究等工作。该表适合于石油重力、磁力、电法及石油地球化学勘探等方法。
当然，搜集这些信息是一项艰苦的工作，需要去查阅施工设计、工作总结、解释报告，甚至原始资料等档案，但成绩是喜人的：依据此表我们建立了“石油勘探基础数据管理系统”，收录了综合物化探事业部1959年以来了全部数据，为近几年来的综合解释与市场开发工作提供了大量信息——这就是成绩。
搞好信息开发工作必将使档案馆彻底摆脱无为时期。正如前文所述，现代化的档案管理要求档案管理人员去做更多、更有价值的工作，去研究档案管理，去研究档案信息管理。让我们共同为现代化的档案管理努力吧！
