漫谈企业档案的收集工作
关键词：收集，实体，信息，编研
企业档案管理工作是企业管理工作的一部分，它并不直接为企业创造物质财富。其工作内容主要包括收集、鉴定、整理、保管、统计登记、编目与检索、提供利用、编辑与研究八个方面。其实就是一个“保存档案实体，提供档案信息”的过程。
企业档案全面地反映了企业所从事过的各种活动。企业档案为企业的现实利用提供了大量的信息，间接地为企业创造了物质财富。馆藏量决定着档案部门所能提供的信息量。信息需要的是积累，过去的信息可以服务于现实利用，同样，企业当前的信息也可以服务于以后的利用，所以，当前企业活动中产生的各种有价值的信息都应归入档案馆保存。
一、提高自身素质，全面收集
当计算机刚刚开始应用于日常工作之中的时候，笔者曾经使用计算机制作了一份电子文档。遗憾的是，归档时却被档案室拒收，理由是报告必须有手稿及复印件，打印件不能归档！没办法，只好重新抄写并复印。问题是在我的工作中并没有产生手稿，为什么要去造一份呢？
另一次，在正式生产之前，我们对新仪器进行了全面检测，产生了许多资料，然而又被拒收了，因为这类资料从未归过档，属于没有价值的资料！可在几年后，重新处理数据时急需这些资料，当然已经不可能再去找回了。
无疑，这两次的收集是失败的，由此反映出档案收集工作中的一些弊病：过于注重资料的“原始性”，对概念进行了片面的理解——原始的只能是草稿、手稿、底图之类；过于“严格”地执行各种归档管理办法，犯了教条主义的毛病；总是害怕收进没有“价值”的资料，鉴定先入为主，工作上缩手缩脚；被动地收集档案，坐在办公室等资料上门……
其实，我们应该清醒地认识到，在企业工作中，我们无法预知会产生哪些具体的资料；也不可能规定必须或不必产生什么资料、使用何种载体；资料的价值也不是哪个“标准”或“办法”能准确地定义的。定义了的只是过去的资料、在管理方法上已经成熟了的资料。档案系统保存的是历史信息，面向的是未来服务，在企业中的地位举足轻重。为了消除收集工作中的种种弊病，做好档案的收集工作，我认为，档案系统应在以下几个方面努力：
第一、牢固树立“档案馆是企业的信息资源库”的思想。档案馆应尽可能多地保存企业的各种历史资料。馆藏要全面涉及企业工作的各个方面，无论是管理、生产，还是科研工作。这决不是为了写出企业的组织机构沿革，其意义在于要留住各方面的信息，真实地再现历史。
第二、全过程收集档案、滞后鉴定档案。从每一项企业活动开始直至结束产生的所有资料，都应该纳入收集范围，以保存企业活动的全部信息。只有在真正掌握了资料的价值之后，才能再去剔除无保存价值的资料。
第三、研究档案的形成过程，加强收集用户的反馈信息。在企业活动中，已经产生了的档案是必须收集的。在利用过程中，用户的反馈信息也是应该收集的——这也是档案。当然，这样做也不是为了向哪位领导去汇报档案馆的作用有多大。反馈信息中最重要的是那些反映原档案中存在的错误以及如何改正的信息——这些记录往往被忽略了。这些工作需要档案工作者督促使用者记录下来，收集归档。这是一个去伪存真、信息升华的过程。
第四、加强专业学习，提高信息敏感度。档案工作者要把自己提高到信息工作者的地位上来，深入学习所管档案门类对应的专业知识，对信息要有较强的敏感性，敢于创新，善于收集。既要接收档案，也要征集档案以补充完善接收工作，这是主动收集。
企业档案，是企业在从事各种社会活动中形成的各种历史资料。收集它是为了服务于企业的现实和未来利用，这里利用的是档案信息，所以，作为档案管理的第一步——收集，应当把对未来有用的信息全部收集进来。笔者认为，只要真正做到了以下两点，我们就一定能做好收集工作：
凡是企业当前产生的对未来有价值的档案，都要归入档案馆；
凡是企业当前需要的过去的信息，都应保存在档案馆。
二、加强制度建设，保障收集工作顺利开展
在企业档案收集过程中，最棘手的问题莫过于归档不及时甚至拒绝上交资料。试看笔者亲身经历的两个事例：
之一，一科研项目完成后，迟迟不归档。在向项目负责人催交档案时，该负责人说：“你们档案室要这些资料有什么用？！”——这明显是在拒交。我是这么回答他的：“我们档案室要这些资料一点儿用处都没有，是你要用、单位要用啊！”几天后，他主动地把资料交了过来。
之二，一科员在档案室翻阅档案目录时，发现了一个问题，他问道：“怎么没有我们科的资料？”我答道：“这里存的都是有价值的资料，可能是你们科的工作没价值吧！”从那以后，每完成一个项目，他就主动地拿资料来归档了。
在目前市场经济体制之下，由于各个项目在立项时并不通知档案馆，验收时也很少有档案管理人员参加，个别归档单位责任心不强或档案意识偏低，所以在项目完成之后不归档，档案馆也无从催档。资料长期滞留于馆外，给档案的安全构成了巨大的威胁。一是档案内容的保密问题无从保证，二是档案实体的安全问题无从保证，同时也限制了档案信息的利用。为了解决这些问题，我们实行了项目立项通知制度：在项目启动前，有关单位以“项目立项通知单”的形式通知档案馆；在整个项目的运作过程中使用统一的项目名称，指定兼职档案员，设定拟归档时间；档案管理人员在既定的时间内向有关责任人催档，杜绝资料长期不归档的问题。
一个项目往往会持续很长时间，也有可能分阶段工作，项目的兼职档案员未必是同一个人……种种原因，造成归档时许多人都说不清楚项目的基本信息，立卷也就不够规范、统一，从而增大了查询的难度。以“项目立项通知单”的形式，将项目的基本信息固定下来，贯穿于整个项目的运作过程之中，从而保证归档资料的完整，并为以后的查询、利用工作打下良好的基础。
三、以服务促进收集
“交到档案馆就很难再借出来。”
“他们又不懂，能查出来吗？”
想信，每个档案管理员都听到过类似的抱怨，这说明什么问题呢？——这说明我们的服务还不到位。
一般地，企业员工的工作都是围绕着企业的工作进行的，所以，对企业内部职工的借阅条件应尽可能放宽、手续尽可能简化。试想，如果借阅资料时，手续过分繁锁，这个领导签字、那个领导盖章，借阅者必然会想：这么麻烦，以后可不借了！言外之意，我也不交了。我们档案馆就是为企业提供信息服务的，企业员工使用了档案信息也就实现了档案的价值。因此，为企业内部服务，借阅手续易简不易繁，适当控制即可，并应尽可能向开放式档案馆发展。
每个人都很珍视自己的劳动成果，都想让自己的个人价值在企业工作中得以体现。档案馆正好为他们创造了这样一个平台——这就是我们的编研工作。试看这样一个事例：
为了让人们了解馆藏，我们搞了一个目录汇编，收录了档号、报告名称、编写人等必要信息，给每位科技人员配发了一本。几天后，一位科技人员把他多年未归的档案全部交了过来。而且，我们还发现，人们交档案变得主动了。这倒是我们的意外收获。
档案编研工作是档案部门对外宣传的一个窗口。通过这个窗口，把档案宣传出去，企业才能了解档案工作。通过这个窗口，体现了员工在企业中的价值，对员工是一种精神激励措施。
四、归档质量问题
收集工作中，还有一个归档质量问题，这需要有一套实用的检查方法。例如，为了解决电子文档读不出、感染病毒、空盘无内容现象以及使用压缩或加密文档等质量问题，我们编制了电子文档检查软件，结合反病毒软件对全部电子文档进行检查，一经查出就责令归档单位予以改正，在一定程度上提高了归档质量。同理，其它档案在归档都也要有一套检查方法，以保证档案信息在未来可以使用。
另一方面，要大力宣传档案管理标准，让人们熟悉对档案的要求，以便在工作过程中就形成合格的档案。例如，档案的尺寸最大为A4、用线绳装订、用胶水粘贴，以及对字迹、材料的要求等等。多做事前预防工作才能少做事后整改工作。
搞好企业档案管理工作，需要各部门的相互协作及大力支持。各部门应配合专、兼职档案管理人员，把有价值的档案完整、及时地归入档案馆。档案管理人员应在自己的工作岗位上，尽职尽责，把企业的历史信息保存下来。总之，一切都是为了企业的利益。
