电子文件管理及对档案学的挑战

长春净月经济开发区　　来源：档案数字化管理　　2007年07月29日

　　随着社会进入知识经济时代，计算机被广泛应用于各种领域。计算机的广泛应用产生了大量电子文件，电子文件是以计算机软盘、磁带、光盘等化学磁性材料为载体的文件材料，其我与使用方式跟纸质文件大不相同。传统的档案管理理论与实践长期以来主要以纸质文件为对象，由此在一系列工作程序、管理方法和原则上，就必然受到新的挑战。

　　立卷、归档是文书处理程序的最后环节，但从档案工作角度讲，立卷、归档是档案形成的环节，是档案管理的前提。 原有的纸质文件立卷程序是：文书处理部门清理已处理完毕的文件材料，将其中仍 具有查考利用价值的文件齐全保留，把它们组合成一份份案卷。在计算机做办公设备的情况下，文书处理部门立卷则表现为在计算机屏幕上审阅积存文件，对电子 文件中具有保存利用价值的文件确定出不同的保管期限，并在各份文件中注明。在电子文件从文书转化为档案的过程中， 人们无需费心去分类、组卷，因为计算机随时可以迅速对电子档案中的单份文件从任 何角度进行分类、组合、检索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式 等方面的联系，对档案的保管、利用来 说十分方便。以往纸质文件分类、组卷，也就是为了体现文件的历史联系，为了便保管、利用。

　　这样，电子档案没有“案卷”这一基本单位，而是以“件”为基本单位，档案是直 接由单份文件组成。既然不用组卷，没有了案卷，那么卷内文件排列、卷内目录、卷内页号、卷内备考表、卷皮、案卷标题、案卷目录、案卷装订等一系列跟案卷有关的 东西也不存在了。作为文书向档案转化的一个五一节，“立卷”已是名不符实。在归档这一环节，文书处理部门只需向档 案室或档案员移交软盘、磁带或光盘。如果文件是存储在硬盘上，或者档案室与文书 处理部门共享办公数据库，则需移交。