档案管理系统的硬和软
长春净月经济开发区 来源：言直 2006年08月23日
选择一个合适的档案系统是一个比较困难的事情，对于一个没有使用过档案管理系统的用户尤其如此。因为档案管理软件是一个比较复杂的系统，它甚至比我们所熟知的财务软件还要复杂。因为它所涉及技术领域有网络、数据库、图像、图像压缩、数据检索等，所以选购这类软件需要仔细考察几
个方面，才能保证所购软件的品质。
下面是一些选择的经验，希望您能够了解借鉴，以便帮助您选购到称心的软件。
一、系统安全性必须“硬”
系统必须有完备的数据安全保证，即使是单用户系统也必须具备安全保证。首先必须保证数据库文件，不能够被普通用户任意修改。所以采用大型数据库是唯一的选择。
系统最好不使用桌面数据库系统，如FOXPRO、ACCESS等，这类数据库一般的用户都可以随便接触到关键的数据库文件，可以很容易的删除或修改，我想这如同把自行车放在路边，虽然方便，但很容易损坏或丢失。
如果不得已采用了上边提到的桌面数据库系统，也必须提供相应的数据备份手段，以保证数据的安全。当数据遭到破坏的时候，可以恢复如初。另一个被广大用户忽略的问题是用户误操作的恢复功能。每一个用户不可能都是计算机专家，即使是计算机专家也不能保证不犯错误。有时一个错误会毁
掉整个一年的工作，甚至是无法挽回的损失。
优秀的系统必须具备用户误操作的防备功能，主要功能是，在用户没有对数据备份的条件下，也可以恢复用户由于误操作造成的数据丢失。如果一味的强调用户必须提前备份数据，必将使用户付出惨痛的代价。因为我们是人不是神，必须考虑到把最不"走运"变成最"走运"。这样我们使用系统的时
候才能真正后顾无忧。
所以我们购买系统的时候，在安全性上必须考虑录三点：
1． 数据库采用的类型，是桌面数据库还是大型数据库。
2． 有数据备份功能否。
3． 用户误操作造成数据丢失，但数据又没有及时备份，这种情况的解决功能。
二、系统灵活性必须“强”
初次购买档案管理软件的用户，不理解，觉得软件买回来使用就行了，其它的不考虑。而使用过这类软件的用户就非常强调这一点。
我们可以取一个例子，不灵活的系统如同一个电视机，只有一个频道，无法收看其它节目。而灵活的系统如同有一百个频道或更多，我们可以按照需要收看我们想要的节目。
一种观点是档案管理模式比较固定，一个"频道"也就够了，其实不然。有几个方面都可以说明这个问题。
1． 每个单位档案的类别各有不同，不同类别的档案只有对其进行较完善的归类才能使档案的管理做到条理化、层次化，使档案管理有条不紊。您所选购的档案管理软件如连此项功能都不具备，那您的档案管理工作我冒昧的说肯定是一团糟，虽然有的档案管理软件考虑到这一点，但其做起来好像
心有余而立不足，通常对档案的分类是在系统中定制好的，用户只能以他定制好的分类结构管理档案，不能按用户的意图灵活分类，分级管理档案。用户只能将就其定制好的模式进行管理。这样用户花了钱却的不到好的管理方式。
2． 我们知道文件目录，档案有明文规定，但具体到每个单位肯定是不一样的，有的单位文件题名比较短，50个汉字就可以了，有的特别长，需要200个汉字，虽然国家有规定长度，但每个单位确实有自己的实际情况。另外为了适合本单位的需要，增加登记项或去掉不用的项，也是系统使用过程中
常做的事情。
3． 我们在借阅文件的时候，会有一些登记项，一般情况下会填上借阅人、借阅单位、借阅人电话等常规登记项，但在有的单位，需要填写借阅目的、归还时文件破损情况，对于保密程度要求比较高的单位需要有借阅批准人。不一一列举，我们要说明的是借阅单也必须具备可以修改的特性，固定
项目的登记不适应广大用户的需要。
4． 与借阅登记表的情况一样，销毁登记、移交登记都需要可以修改定制。否则系统会在使用时留下很大的遗憾。
5． 另外打印编目和统计等是必须可以修改定制的部分。现在档案的保存目的，从单纯的保管发展到如何更好的利用。固定的统计和打印内容，已经不适应现在的发展。取一个例子，如果领导需要打印1991到2002年人事任命的人员名单，如果按照常规的打印就不能完成领导布置的任务。同理领导
更进一步的要求及任务对于一个老式的只有一个"频道"的系统只能是一种折磨。
6． 另外系统分类，文件分类等灵活修改对于精品系统是一个显著的标志。
7． 国外的软件系统的发展趋势，也说明了这一点，最初的版本用户选择的功能有限，随着版本的提高，软件越来越大，给用户提供的选择范围越大。例如微软的Word软件，现在发展到可以通过编程来使用这样使各个层面的用户都可以满意。
系统的灵活性对使用会造成一定的难度，如设置参数的过程，对一些基础不好得人来说比较困难，但通过培训是可以解决的。我们不能因噎废食，不采用先进的软件系统。
三、权限的设置必须“狠”
一个系统权限设置必须做到稳准狠，这是许多系统都已经实现了的，如限制用户删除数据，限制用户修改数据。
需要注意的一点是有些系统只是对某类文件可以设置权限，如可以设置某个用户不可以删除卷内目录数据，但不能具体到每个文件。如我们需要限制某个人可以删除第一个文件，但不能删除第二个文件，这种要求在实际档案管理中是很平常的事情。
所以权限设置方式是否全面也是用户在挑选系统必须考虑的。好的系统实现的权限设置功能甚至可以达到每个原件的权限设置，就是文件的每一页都可以设置，做到是否可以被其它人修改、查看。
对每个登记项权限的设置更是专业档案查询系统必备的功能。
四、系统数据完备性“全”
完备的数据约束(限制)是海量数据管理的必备条件。如果您的数据量比较大，首先需要注意的问题有以下两点：
1．保证数据录入时不应该有重复数据进入我们的数据库中，这种保证应该是由系统实现，而不应该由使用者承担。我们知道的一个例子，在一次工资普查的管理中，由于没有数据限制条件，一个单位有2000人，却输入到数据库中2001人，为了找到多出的一个人，花掉了2天的时间。如果数据量再大一些的话，就不敢想象。所以完备的系统必须要有数据约束（限制）功能，保证数据的唯一性。
2． 有些登记项必须输入，不能空着不填。
所有这些对于档案数据的正常输入是至关重要的，不能多输，也不能少输，这些全部应由系统
自动判断完成，这样输入的数据才能保证是干净整齐的数据。为今后的利用打下很好的基础。
另外系统能否提供一些辅助数据输入手段，也是衡量系统是否友好的标志。如提供菜单输入，通过菜单选择，避免繁琐的输入汉字过程。自动重复前一个输入内容，避免重复输入。
五、文件原件存放位置
有两种存放方式：
1．存在操作系统的文件夹中。
2．存在数据库中
我们推荐第二种方式，因为第一种方式，文件处于开放方式，一般用户可以很容易的删除、修改放在文件夹的文件，这样文件数据的安全性比较差。
例外放在文件夹的数据的管理，包括拷贝、移动、改名，都需要一定的工作量，对于用户是一种额外的负担。而第二种方式，由于大型数据库已经考虑到海量数据的存储，并且稳定性较高。缺点是读取速度会有所降低，但相对于她的优点，这种方式是比较优秀的。
所以最好选用文件原件放在数据库中的档案系统。否则的话，数据总会产生麻烦。
六、具有多表处理功能
早期的档案系统，对于多表的处理功能比较弱。例如我们熟知的案卷目录和卷内目录就是一个典型的多表处理的例子。
现在的系统可以自由的建立两个表之间的关联，这样查询到一个表的数据，马上就可以关联到另一个表，找到另一个表的数据。两个表的数据可以同时在一个窗口的两个区域中(主区和辅区)分别显示出来，并且一个区域的内容改变后另一个区域会同步发生相应改变。甚至在打印编目中也可以同时综合打印两个表或多个表的内容。
这种多表操作功能，在财务软件或其它软件中都已经是比较常用的方式，现在由于档案管理的深入，这种方式也将成为档案软件的必备功能，为档案信息的深入开发利用，提供了强有力的手段。
个方面，才能保证所购软件的品质。
下面是一些选择的经验，希望您能够了解借鉴，以便帮助您选购到称心的软件。
一、系统安全性必须“硬”
系统必须有完备的数据安全保证，即使是单用户系统也必须具备安全保证。首先必须保证数据库文件，不能够被普通用户任意修改。所以采用大型数据库是唯一的选择。
系统最好不使用桌面数据库系统，如FOXPRO、ACCESS等，这类数据库一般的用户都可以随便接触到关键的数据库文件，可以很容易的删除或修改，我想这如同把自行车放在路边，虽然方便，但很容易损坏或丢失。
如果不得已采用了上边提到的桌面数据库系统，也必须提供相应的数据备份手段，以保证数据的安全。当数据遭到破坏的时候，可以恢复如初。另一个被广大用户忽略的问题是用户误操作的恢复功能。每一个用户不可能都是计算机专家，即使是计算机专家也不能保证不犯错误。有时一个错误会毁
掉整个一年的工作，甚至是无法挽回的损失。
优秀的系统必须具备用户误操作的防备功能，主要功能是，在用户没有对数据备份的条件下，也可以恢复用户由于误操作造成的数据丢失。如果一味的强调用户必须提前备份数据，必将使用户付出惨痛的代价。因为我们是人不是神，必须考虑到把最不"走运"变成最"走运"。这样我们使用系统的时
候才能真正后顾无忧。
所以我们购买系统的时候，在安全性上必须考虑录三点：
1． 数据库采用的类型，是桌面数据库还是大型数据库。
2． 有数据备份功能否。
3． 用户误操作造成数据丢失，但数据又没有及时备份，这种情况的解决功能。
二、系统灵活性必须“强”
初次购买档案管理软件的用户，不理解，觉得软件买回来使用就行了，其它的不考虑。而使用过这类软件的用户就非常强调这一点。
我们可以取一个例子，不灵活的系统如同一个电视机，只有一个频道，无法收看其它节目。而灵活的系统如同有一百个频道或更多，我们可以按照需要收看我们想要的节目。
一种观点是档案管理模式比较固定，一个"频道"也就够了，其实不然。有几个方面都可以说明这个问题。
1． 每个单位档案的类别各有不同，不同类别的档案只有对其进行较完善的归类才能使档案的管理做到条理化、层次化，使档案管理有条不紊。您所选购的档案管理软件如连此项功能都不具备，那您的档案管理工作我冒昧的说肯定是一团糟，虽然有的档案管理软件考虑到这一点，但其做起来好像
心有余而立不足，通常对档案的分类是在系统中定制好的，用户只能以他定制好的分类结构管理档案，不能按用户的意图灵活分类，分级管理档案。用户只能将就其定制好的模式进行管理。这样用户花了钱却的不到好的管理方式。
2． 我们知道文件目录，档案有明文规定，但具体到每个单位肯定是不一样的，有的单位文件题名比较短，50个汉字就可以了，有的特别长，需要200个汉字，虽然国家有规定长度，但每个单位确实有自己的实际情况。另外为了适合本单位的需要，增加登记项或去掉不用的项，也是系统使用过程中
常做的事情。
3． 我们在借阅文件的时候，会有一些登记项，一般情况下会填上借阅人、借阅单位、借阅人电话等常规登记项，但在有的单位，需要填写借阅目的、归还时文件破损情况，对于保密程度要求比较高的单位需要有借阅批准人。不一一列举，我们要说明的是借阅单也必须具备可以修改的特性，固定
项目的登记不适应广大用户的需要。
4． 与借阅登记表的情况一样，销毁登记、移交登记都需要可以修改定制。否则系统会在使用时留下很大的遗憾。
5． 另外打印编目和统计等是必须可以修改定制的部分。现在档案的保存目的，从单纯的保管发展到如何更好的利用。固定的统计和打印内容，已经不适应现在的发展。取一个例子，如果领导需要打印1991到2002年人事任命的人员名单，如果按照常规的打印就不能完成领导布置的任务。同理领导
更进一步的要求及任务对于一个老式的只有一个"频道"的系统只能是一种折磨。
6． 另外系统分类，文件分类等灵活修改对于精品系统是一个显著的标志。
7． 国外的软件系统的发展趋势，也说明了这一点，最初的版本用户选择的功能有限，随着版本的提高，软件越来越大，给用户提供的选择范围越大。例如微软的Word软件，现在发展到可以通过编程来使用这样使各个层面的用户都可以满意。
系统的灵活性对使用会造成一定的难度，如设置参数的过程，对一些基础不好得人来说比较困难，但通过培训是可以解决的。我们不能因噎废食，不采用先进的软件系统。
三、权限的设置必须“狠”
一个系统权限设置必须做到稳准狠，这是许多系统都已经实现了的，如限制用户删除数据，限制用户修改数据。
需要注意的一点是有些系统只是对某类文件可以设置权限，如可以设置某个用户不可以删除卷内目录数据，但不能具体到每个文件。如我们需要限制某个人可以删除第一个文件，但不能删除第二个文件，这种要求在实际档案管理中是很平常的事情。
所以权限设置方式是否全面也是用户在挑选系统必须考虑的。好的系统实现的权限设置功能甚至可以达到每个原件的权限设置，就是文件的每一页都可以设置，做到是否可以被其它人修改、查看。
对每个登记项权限的设置更是专业档案查询系统必备的功能。
四、系统数据完备性“全”
完备的数据约束(限制)是海量数据管理的必备条件。如果您的数据量比较大，首先需要注意的问题有以下两点：
1．保证数据录入时不应该有重复数据进入我们的数据库中，这种保证应该是由系统实现，而不应该由使用者承担。我们知道的一个例子，在一次工资普查的管理中，由于没有数据限制条件，一个单位有2000人，却输入到数据库中2001人，为了找到多出的一个人，花掉了2天的时间。如果数据量再大一些的话，就不敢想象。所以完备的系统必须要有数据约束（限制）功能，保证数据的唯一性。
2． 有些登记项必须输入，不能空着不填。
所有这些对于档案数据的正常输入是至关重要的，不能多输，也不能少输，这些全部应由系统
自动判断完成，这样输入的数据才能保证是干净整齐的数据。为今后的利用打下很好的基础。
另外系统能否提供一些辅助数据输入手段，也是衡量系统是否友好的标志。如提供菜单输入，通过菜单选择，避免繁琐的输入汉字过程。自动重复前一个输入内容，避免重复输入。
五、文件原件存放位置
有两种存放方式：
1．存在操作系统的文件夹中。
2．存在数据库中
我们推荐第二种方式，因为第一种方式，文件处于开放方式，一般用户可以很容易的删除、修改放在文件夹的文件，这样文件数据的安全性比较差。
例外放在文件夹的数据的管理，包括拷贝、移动、改名，都需要一定的工作量，对于用户是一种额外的负担。而第二种方式，由于大型数据库已经考虑到海量数据的存储，并且稳定性较高。缺点是读取速度会有所降低，但相对于她的优点，这种方式是比较优秀的。
所以最好选用文件原件放在数据库中的档案系统。否则的话，数据总会产生麻烦。
六、具有多表处理功能
早期的档案系统，对于多表的处理功能比较弱。例如我们熟知的案卷目录和卷内目录就是一个典型的多表处理的例子。
现在的系统可以自由的建立两个表之间的关联，这样查询到一个表的数据，马上就可以关联到另一个表，找到另一个表的数据。两个表的数据可以同时在一个窗口的两个区域中(主区和辅区)分别显示出来，并且一个区域的内容改变后另一个区域会同步发生相应改变。甚至在打印编目中也可以同时综合打印两个表或多个表的内容。
这种多表操作功能，在财务软件或其它软件中都已经是比较常用的方式，现在由于档案管理的深入，这种方式也将成为档案软件的必备功能，为档案信息的深入开发利用，提供了强有力的手段。
