企业档案管理自动化之我见
长春净月经济开发区 来源：长春市热力（集团）有限责任公司档案室 2006年08月23日
随着办公自动化(OA)在企业管理中的普及，相关的新问题大量产生，现代企业急需建立与之相适应的档案管理自动化系统，将企业档案管理与其它管理工作有机地结合起来，改变档案管理滞后现象，以档案管理的自动化带动企业基础工作的标准化。在提高企业管理工作效率的同时，提高档案服务效率和质量，推进企业档案信息化建设的进程。
一、企业档案自动化管理现状
企业档案管理自动化程度随着企业的发展大多要经历了以下几个阶段：一是手工操作阶段：案卷装装订订，文件目录、案卷目录手工抄抄写写，检索极为不便；二是半自动化阶段：计算机辅助立卷，实现了单机目录检索；三是自动化阶段：文件、档案一体化管理，实现了企业局域网档案全文存储与检索；四是信息化阶段：实现了局域网、互联网档案信息查询。
目前，我国企业（尤其是国有大中型企业）绝大多数仍处于第二阶段，档案管理严重滞后于其它管理工作。业务部门与档案部门各自为政、重复劳动的现象极为严重，档案人员大部分精力只能集中在档案整理及档案目录输入上，不利于档案信息资源的开发，无法满足企业生产经营、开发建设的需要，不适应现代企业的快速发展。
二、企业档案管理自动化的特点:
１、文件、档案管理一体化
企业除文书部门要将文书文件进行整理、归档外，其他业务部门更要对经营活动中产生的产品、技术、合同、协议、信用、会计、声像、人事等大量文件进行整理、归档。档案管理自动化系统可以将企业文书、业务部门的基础工作（各种文件处理、专业文件组卷整理）、归档工作与档案管理科学地结合在一起，将文书、业务部门形成的不同形式、不同内容的文件分门别类归入档案数据库中，实现文件、档案管理一体化。
应用档案管理自动化系统，使文书、业务部门文件整理与归档工作一次完成，避免了大量重复劳动，大大提高了工作效率；档案人员也不必再进行归档文件目录的输入及电子文件挂接、图象扫描等工作，可以节省大量人力和时间，进行企业档案信息资源的开发工作；另外，档案管理部门也可以通过自动化系统随时掌握文书、业务部门的管理动态，及时进行指导，真正实现档案的超前性、预见性管理。
２、档案全文存储与检索
应用档案管理自动化系统，企业文书、业务部门可以随时将形成的有查考利用价值的文件（WORD、EXCEL、WEB等电子文件、CAD图纸、不同格式的图片文件等）归档存储到服务器上，档案部门也可以将原有的档案原件扫描后存储到服务器上，当用户通过身份确定，就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到需要的档案信息及其全文，不必到档案部门也能查找到档案信息了。档案管理自动化为企业生产建设提供了快捷、高质量的服务。
３、档案业务管理自动化
企业档案业务工作包括档案的统计、鉴定、销毁、借阅、催还及参考资料编研工作，需要档案人员定期、不定期地进行档案基本情况统计，档案借阅归还统计，档案销毁统计，销毁清册登记，超期档案催还工作，还要对归档的技术文件进行分析为企业领导决策提供依据。应用档案自动化系统，可以随时随地进行各种数据的统计，打印各种报表，进行借阅登记、催还提醒，检索进行技术分析需要的相关资料等等，让档案人员从繁杂的日常事务中解脱出来，真正实现了档案业务办公自动化。
三、实现企业档案管理自动化的几点建议
企业档案管理自动化是一项系统工程，与企业文书、业务部门都有直接的关系，因此，档案部门应事先做好准备，认真调研，明确工作流程，为设计人员提供相关资料，以便开发出适合本企业档案管理特点的自动化软件，使文书、业务部门的文件整理和归档工作操作简便，易学易懂，档案人员进行业务管理得心应手。
１、健全档案管理制度
无规矩不成方圆，企业管理是企业生命的源泉，健全档案管理制度，明确各部门的职责是实现档案管理自动化的基础，也是开辟档案信息资源，丰富档案室藏，为企业提供全面、高级信息服务的先决条件。
２、理顺管理工作程序
档案管理自动化是按企业管理工作流程设计的，因此要先理顺档案部门与文书、业务部门之间的工作程序。以文书归档为例：各部门需将文件按要求整理后归办公室，办公室文书将各部门的归档文件与收发文处理的文件一起统一编排件号后移交档案室。针对这一工作流程，自动化系统将设计、建立相应的用户数据表，满足管理需要。只有事先理顺好管理工作程序，才能避免软件开发时走弯路。
３、参与自动化软件的功能开发
档案人员要积极参加档案管理软件的功能开发，只有档案人员了解企业档案管理的全过程，了解档案专业管理的全部内容，只有档案人员参加才能设计出满足企业管理实际需要的自动化软件，真正实现管理自动化，而不出现半自动化及功能虚设的现象。另外，档案人员还要及时征求各部门意见，调查研究各部门基础工作与归档工作之间的联系，为软件设计人员提供信息，选择最合理的设计方案，避免出现业务部门与档案部门重复劳动的现象。
以财务部门会计凭证归档工作为例：
首先，由于财务软件中没有包含会计凭证立卷、归档这一内容，财务人员对于组卷的会计凭证必须进行如下几项工作：
（1）填写凭证封皮（手写或盖戳），内容包括：年度、凭证起止日期、册号、凭证起止号、单据张数；
（2）加盖单位法人章、财务主管章、整理人章；
（3）脊背上加盖起止日期（归档前方便利用）；
（4）粘贴凭证脊背，填写凭证起止号、凭证日期；
（5）填写或打印移交目录，内容包括：年度、凭证起止日期、册号、凭证起止号、单据张数，保管期限；
其次，档案人员对归档的会计凭证还要进行如下几项工作：
（1）在凭证脊背上加盖案卷号、保管期限、目录号；
（2）按移交清册填写或打印案卷目录（比移交目录多一项案卷号其余各项相同）；
（3）装盒后在盒脊上盖章，包括年度、目录号、案卷号、保管期限。
只有了解上述情况，才能设计出相应的数据表及打印格式，将原来的八项工作通过一次录入就可以实现多样打印的功能，将凭证封皮（带脊背）、移交目录、案卷目录、盒脊全部打印出来，节省时间、提高工作效率可达几十倍。
４、提高档案人员素质
档案管理自动化需要档案人员具有较高的数据库知识、计算机操作技能、网络技术，因此，档案人员必需提高业务知识，掌握计算机技术，适应企业档案管理自动化对管理员的要求，适应网络信息服务对档案员的要求。
企业档案部门只要做好充分准备，选择好一套具有开发潜能的档案管理系统，就可以量身定做出适合本企业管理特点的自动化系统，提高工作效率，实现档案管理自动化，实现档案全文检索，实现信息资源共享，服务于企业、服务于社会。
我单位使用北京博阳档案管理ＧＥ２０００S企业版，文中所述功能软件均已具备。
一、企业档案自动化管理现状
企业档案管理自动化程度随着企业的发展大多要经历了以下几个阶段：一是手工操作阶段：案卷装装订订，文件目录、案卷目录手工抄抄写写，检索极为不便；二是半自动化阶段：计算机辅助立卷，实现了单机目录检索；三是自动化阶段：文件、档案一体化管理，实现了企业局域网档案全文存储与检索；四是信息化阶段：实现了局域网、互联网档案信息查询。
目前，我国企业（尤其是国有大中型企业）绝大多数仍处于第二阶段，档案管理严重滞后于其它管理工作。业务部门与档案部门各自为政、重复劳动的现象极为严重，档案人员大部分精力只能集中在档案整理及档案目录输入上，不利于档案信息资源的开发，无法满足企业生产经营、开发建设的需要，不适应现代企业的快速发展。
二、企业档案管理自动化的特点:
１、文件、档案管理一体化
企业除文书部门要将文书文件进行整理、归档外，其他业务部门更要对经营活动中产生的产品、技术、合同、协议、信用、会计、声像、人事等大量文件进行整理、归档。档案管理自动化系统可以将企业文书、业务部门的基础工作（各种文件处理、专业文件组卷整理）、归档工作与档案管理科学地结合在一起，将文书、业务部门形成的不同形式、不同内容的文件分门别类归入档案数据库中，实现文件、档案管理一体化。
应用档案管理自动化系统，使文书、业务部门文件整理与归档工作一次完成，避免了大量重复劳动，大大提高了工作效率；档案人员也不必再进行归档文件目录的输入及电子文件挂接、图象扫描等工作，可以节省大量人力和时间，进行企业档案信息资源的开发工作；另外，档案管理部门也可以通过自动化系统随时掌握文书、业务部门的管理动态，及时进行指导，真正实现档案的超前性、预见性管理。
２、档案全文存储与检索
应用档案管理自动化系统，企业文书、业务部门可以随时将形成的有查考利用价值的文件（WORD、EXCEL、WEB等电子文件、CAD图纸、不同格式的图片文件等）归档存储到服务器上，档案部门也可以将原有的档案原件扫描后存储到服务器上，当用户通过身份确定，就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到需要的档案信息及其全文，不必到档案部门也能查找到档案信息了。档案管理自动化为企业生产建设提供了快捷、高质量的服务。
３、档案业务管理自动化
企业档案业务工作包括档案的统计、鉴定、销毁、借阅、催还及参考资料编研工作，需要档案人员定期、不定期地进行档案基本情况统计，档案借阅归还统计，档案销毁统计，销毁清册登记，超期档案催还工作，还要对归档的技术文件进行分析为企业领导决策提供依据。应用档案自动化系统，可以随时随地进行各种数据的统计，打印各种报表，进行借阅登记、催还提醒，检索进行技术分析需要的相关资料等等，让档案人员从繁杂的日常事务中解脱出来，真正实现了档案业务办公自动化。
三、实现企业档案管理自动化的几点建议
企业档案管理自动化是一项系统工程，与企业文书、业务部门都有直接的关系，因此，档案部门应事先做好准备，认真调研，明确工作流程，为设计人员提供相关资料，以便开发出适合本企业档案管理特点的自动化软件，使文书、业务部门的文件整理和归档工作操作简便，易学易懂，档案人员进行业务管理得心应手。
１、健全档案管理制度
无规矩不成方圆，企业管理是企业生命的源泉，健全档案管理制度，明确各部门的职责是实现档案管理自动化的基础，也是开辟档案信息资源，丰富档案室藏，为企业提供全面、高级信息服务的先决条件。
２、理顺管理工作程序
档案管理自动化是按企业管理工作流程设计的，因此要先理顺档案部门与文书、业务部门之间的工作程序。以文书归档为例：各部门需将文件按要求整理后归办公室，办公室文书将各部门的归档文件与收发文处理的文件一起统一编排件号后移交档案室。针对这一工作流程，自动化系统将设计、建立相应的用户数据表，满足管理需要。只有事先理顺好管理工作程序，才能避免软件开发时走弯路。
３、参与自动化软件的功能开发
档案人员要积极参加档案管理软件的功能开发，只有档案人员了解企业档案管理的全过程，了解档案专业管理的全部内容，只有档案人员参加才能设计出满足企业管理实际需要的自动化软件，真正实现管理自动化，而不出现半自动化及功能虚设的现象。另外，档案人员还要及时征求各部门意见，调查研究各部门基础工作与归档工作之间的联系，为软件设计人员提供信息，选择最合理的设计方案，避免出现业务部门与档案部门重复劳动的现象。
以财务部门会计凭证归档工作为例：
首先，由于财务软件中没有包含会计凭证立卷、归档这一内容，财务人员对于组卷的会计凭证必须进行如下几项工作：
（1）填写凭证封皮（手写或盖戳），内容包括：年度、凭证起止日期、册号、凭证起止号、单据张数；
（2）加盖单位法人章、财务主管章、整理人章；
（3）脊背上加盖起止日期（归档前方便利用）；
（4）粘贴凭证脊背，填写凭证起止号、凭证日期；
（5）填写或打印移交目录，内容包括：年度、凭证起止日期、册号、凭证起止号、单据张数，保管期限；
其次，档案人员对归档的会计凭证还要进行如下几项工作：
（1）在凭证脊背上加盖案卷号、保管期限、目录号；
（2）按移交清册填写或打印案卷目录（比移交目录多一项案卷号其余各项相同）；
（3）装盒后在盒脊上盖章，包括年度、目录号、案卷号、保管期限。
只有了解上述情况，才能设计出相应的数据表及打印格式，将原来的八项工作通过一次录入就可以实现多样打印的功能，将凭证封皮（带脊背）、移交目录、案卷目录、盒脊全部打印出来，节省时间、提高工作效率可达几十倍。
４、提高档案人员素质
档案管理自动化需要档案人员具有较高的数据库知识、计算机操作技能、网络技术，因此，档案人员必需提高业务知识，掌握计算机技术，适应企业档案管理自动化对管理员的要求，适应网络信息服务对档案员的要求。
企业档案部门只要做好充分准备，选择好一套具有开发潜能的档案管理系统，就可以量身定做出适合本企业管理特点的自动化系统，提高工作效率，实现档案管理自动化，实现档案全文检索，实现信息资源共享，服务于企业、服务于社会。
我单位使用北京博阳档案管理ＧＥ２０００S企业版，文中所述功能软件均已具备。
