从目录管理到档案数字化——计算机管理档案的方式及发展趋势
长春净月经济开发区 来源：贵阳市档案局 2006年08月23日
由于涉及知识结构、地区财力、认识观念、经济效益等诸多因素的制约，档案部门在计算机辅助管理档案的应用方面，走过了观望、徘徊、蹒跚学步的初级阶段，随着社会大环境的影响和计算机性能不断提高、档案管理软件不断完善，全国档案部门推进计算机管理档案工作，进入了一个大踏步迈进的实施阶段。“十五”期间，国家将大力推进信息化建设，一个地区在这方面抓得不好，将落伍于全国发展水平，档案部门抓得不及时，则将落后于当地社会发展水平。作为重要信息源之一的档案，面临一项紧迫的任务，那就是普及计算机基础知识及档案管理软件应用知识。本文结合我市推广使用的北京博阳档案管理ＧＥ２０００系列软件介绍一下计算机管理档案的方式及其发展趋势，仅供参考。文中所述功能博阳档案管理系列软件均已具备。
一、目录管理
簿式目录、卡片式目录在适合我们手工检索的同时，让我们体会到了最大的不便——检索起来费时费神。查目录时你得睁大眼睛高度集中精力，否则稍不留神，想要的东西就从你眼皮下一滑而过。当计算机不再昂贵，档案管理软件走向成熟之际，用计算机管理档案就成了必然的手段。
档案目录管理是档案计算机管理系统中发展较早且比较成熟的技术，其核心是对存储在数据库中的目录数据进行整理和快速检索。一套成熟的目录管理软件，应具备下列特点，才能满足档案工作的需要。
1、数据库及数据管理开放性要强。能够自由增、删、改数据库，满足不同档案类型的需要，做到凡是档案都能进行管理；数据的增、删、改、排序操作简单，并且提供重复、列表、抽词、常量、编码、通改等多种辅助输入功能。
2、档案的检索。档案的检索质量，也有衡量的标准，称为查全率和查准率。查全指的是，所有应该命中的记录都被查出待选；查准指的是，所有命中的记录都是查询者所需要的。就一般的查询手段而言，查全和查准是必然有矛盾的；但对查询者而言，真正重要的是根据实际需要，有时会希望查全，有时希望查准，所以有经验的档案管理人员会制定一个恰当的查询策略，快速找到想要的档案且少有遗漏，这就要求计算机软件提供满足其策略的相应手段。在查询方式上，系统使用如包含、大于、等于、范围等逻辑运算方式进行模糊查询，工作人员只要输入几个汉字，就会立即得出查询结果；具有拼音首字的查询功能，不懂汉字输入就可以查询，对于重音字也可以得到很好的解决；具备树型查询功能，从上往下的查询，层次分明，易于识别是否是所需档案，符合档案人员的检索习惯；提供自动漫游检索，系统可以自动在所有库中查找，找到后显示出来供查看；配合SQLserver2000可以进行全文索引方式的全文检索，响应速度极快。这样，大大减少了利用人员的等候时间，以前几个小时甚至几天查不到的档案，现在片刻就能拿到，使档案利用产生质的飞跃。
3、提供强大的系统编目功能。系统可以自动生成或手工自由设计报表，满足不同档案类型不同的报表需求。对于特殊的表格可以在系统自动生成的基础上加以修改即可。用户可以根据需要生成档案目录表，档案目录表的结构由用户自行设计和修改，加强用户对该系统的把握，提高用户使用的灵活性和工作效率。
4、档案的利用登记、利用统计和档案统计。档案的利用登记是利用统计的基础，使用计算机进行利用登记非常方便，存储的数据是档案研究人员的宝贵素材，也可对档案利用情况做出详尽快捷的统计。档案统计是对所有档案的不同类别的详细情况做出报表。所有这些都有利于档案管理干部对档案管理做出及时有效的决策。要求软件统计灵活方便，只要指定几个统计项，轻点鼠标，计算机就统计得一清二楚，并打印出整齐的报表。如果需要，把结果用彩色饼形图和柱形图表示出来，美观直接。
5、题内关键词自动标引。可以从文件标题中自动提取题内关键词。以题内关键词取代主题词，是计算机实现词组自动标引的一个途径。减轻档案员标引关键词的强度。当然，如有《中国档案主题词表》词库挂接，就能轻松从文件标题中提取主题词更佳。
6、利用管理严谨有效。计算机可自动把每次的借阅文件登记下来，并询问借阅目的、借阅人等。对于借阅原件的，还要具有催还信息。到总结时，自动打印出利用统计表。提供档案的移交和销毁管理功能，档案员自然一身轻松。
7、可以设置用户的使用权力。这样对系统和数据安全性有很大的保证。
二、档案数字化
我们经常听到数字图书馆，数字档案馆，那么，它们究竟是什么，离我们多远呢？其实，只要一些简单的设备，数字化就在我们身边。档案数字化，其手段就是对档案实现全文存储，它在档案信息管理系统中采用目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，从而实现档案图文信息的全文检索，用户界面友好，易于掌握。档案数字化主要包括：
1、档案数字化。以纸张作为载体的档案材料，要转换成以光盘作为载体的档案，首先要进行数字化。使用键盘录入是数字化方式之一，但有很大的局限性，如录入速度慢，档案原件信息如手迹、图表、印鉴不能保留等。比较好的方法是使用扫描仪进行输入。扫描的原理是：以一定的空间间隔，如每英寸150点，将一张纸分解成点阵，每个点用一串数字来描述，如黑白、深浅、色彩等。这些数字形成一个图像文件，存在计算机的硬盘或光盘中。
2、图像压缩。键盘输入的文字，是计算机中的标准内码，占用的存储空间较少。比如一张软盘大约能存储内码形式的汉字约50万字，1G硬盘能存储5亿字，如按每500字一页算，则分别能存储1000页和100万页；而图像文件占的存储空间则较大，如用150DPI的黑白方式扫描一页A4大小的档案，形成的文件约250K，一张软盘可存储4页，1G硬盘只能存储约4千页。一方面的原因是图像文件需要表达的信息量较大，比如它不但要表达一个字，还要表达一个字的大小、字体、个性等；另一方面的原因是图像文件含有大量的冗余信息。这就需要使用国际上标准的图像压缩的方法去除冗余信息，节省图像文件的存储空间。图像文件的压缩要求采用国际标准格式，具有通用性，能保护用户的劳动成果；压缩速度要快，无等待时间，可以提高使用效率；图像文件按用户指定的大小和位置入库，有利于数据的维护和备份。图像经过压缩后约为25K，1G硬盘约能存储档案4万页，这个密度应该令人满意了。压缩后的图像数据，在浏览时，可以实行比例放大或缩小还原，使用者可以按照自己的意图输出比例图像，从而增加图文信息提供利用的灵活性。
3、图像管理。一般图像存储方法有两种，一种是把每个图像压缩后形成一个文件，取好文件名存放在硬盘或光盘上，使用时按照文件名来查找，这种方法要求给每个图像取名，非常不便，同时由于每个图像作为一个文件存储，它在硬盘或光盘上会产生大量的碎片，存储效率很低，查找起来也很慢。另一种方法就是建立一个图像库和一个索引文件，把图像全部放在这个图像库中，然后在索引文件中指出每个图像文件在图像库中所在的位置，通过图像指针把图像与目录联系起来。将原文扫描与目录数据无缝连接，可以省去起文件名、挂接等多余步骤。当然，由于档案的数量很大，图像文件的数量也就很大，往往有几万、几十万个。这些文件如果单个地放在硬盘上，是很难管理的。比如，列（List）一次目录，就要几十分钟。如果把这些图像文件统统合并成一个文件，文件数量少了，单个文件又太大了。如一个1000M的文件，就很难进行拷贝、备份等操作。解决的办法一般是分库，如1000个图像文件分成一个库，每库大约30M，1G硬盘容纳60－80个图像库，管理起来就比较简单可行。图像库的分割与数据库的分库并无对应关系。数据库的分库是把相同类型的档案分成一个库，并不关心库的大小；图像库就纯粹是按大小分了。另外，如果输入档案的数量很多，一张光盘写不下，用了很多光盘，就需要对多张光盘进行管理；比如请插进几号光盘！"等提示，也属于图像管理范畴。
4、图像信息的局部消蓝。局部消蓝能够对字迹褪变的档案进行修复，对于年代较久，有的档案字迹会褪变，出现深一块浅一块的现象，一般情况下通过调整亮度，一页档案的大部分文字都会扫描出来，但有些地方会太浅或太浓而看不清楚甚至看不出来，这时就需要根据不同情况，对灰度扫描后形成的图像分别设置不同的亮度比较值，然后转换成实际黑白二值文件进行存储，从而使全篇档案都能清晰地显示出来。这对于修复历史档案具有十分重要的意义。
5、档案的数据库管理。数字化后的档案，如果散存在硬盘或光盘中，是很难利用的，关键是要管理起来，需要阅览时能很快查找出来，需要统计就能很快统计出来，需要打印就能打印出来。这就需要使用数据库来管理。在档案管理领域，数据库的结构是相对简单的，但数据库中记录数是相对较大的(一份文件为一个记录)；另一方面，数据库的元素是文字和数字，并不是图像，所以在数据库中，设立一个指针字段，来建立文字和图像间的联系，这种联系并非是简单的一一对应关系，比如一份档案往往是几页或几十页，一份档案在数据库中只有一条记录，所以一条记录要对应几个或几十个图像文件。这些功能的实现，都需要数据库去组织、管理，所以说，数据库的管理又是复杂的。当然，这个复杂，是软件的复杂，如果使用好的软件，操作人员是不会感觉复杂的，只不过是轻点鼠标而也。
6、 文件链接。对于已有的纯文本文件（后缀名为.txt）和文字处理软件Word、Wps等形成的文件和数字摄像机、数字照相机取得的文件可以通过文本指针、多媒体指针点击链接，易于操作、存储和利用。
7、汉字识别。有些档案的原稿是印刷的。对于这些档案，汉字识别可以做两件事：一是可以直接从扫描的原稿中取出标题等转换成汉字内码存入数据库，提高录入效率；二是可以将图像文件中的正文内容转换成汉字内码，供全文检索用。
8、光盘刻录。光盘存储最占用存储空间的是图像文件。数据库、辅助文件和程序都存放在计算机中，要进行查询输出时，光盘和计算机系统两者缺一不可。这样对用户形成一种潜在的威胁：档案是要几十年甚至永久保存下去的，但几年或几十年后，计算机系统损坏或淘汰了而当时的系统供应商已经不提供支持服务或已经倒闭，那么，这些档案数据就变成"死"的了，用户的投资，投入的劳动就会化为泡影。因此系统提供"光盘刻录"功能，妥善解决这个问题，就显得非常重要。系统将完整的检索程序、数据库文件、图像文件、辅助文件集成在一张光盘上。即使计算机系统有什么意外，单凭这张光盘，也能进行检索工作。光盘刻录提供的另一个好处是，可以在别的计算机上检索档案，甚至出差在外也能检索档案。
三、档案管理网络化
计算机管理档案有人工无法比拟的优势，但如果只是单机作业，其缺陷也是明显的。主要是：档案数据录入及全文信息数字化工作较慢，建成数据库、资源库的周期长；检索地点单一，在时间和空间上受限。为了更大范围、更加有效的发挥开放档案的社会作用，档案管理网络化就应运而生。将分布在不同地理位置上的具有独立性能的多台计算机、终端及其附属设备，用通信设备和通信线路连接起来，再配有相应的网络软件，以实现计算机资源共享的系统就叫计算机网络。由于经济条件（通信费用）、管理手段（是否开放）、技术手段（网络知识）的限制，档案管理网络化又分局域网和因特网两种方式实现。
1、局域网。档案管理局域网系统应具有应用上的灵活性，使用单位可以调整系统以使其发挥更大的作用。如可以自行增添档案管理项目，自行增添或修改目录表和统计表。使用单位可以通过递交软盘和光盘来完成目录和原文的移交工作，也可以通过网络传递档案信息。可以多人同时查询档案，不发生冲突。通过这些功能，让使用单位提高工作效率，提高档案信息的共享程度，优化社会资源的配置。考虑到用户档案输入量逐年增加后，要保证系统从容操作海量数据的能力。系统的目录数据、图像数据格式必须完全遵照国际标准设计，使用户可以相互交换数据、共享数据，实现网上档案信息传输。在每次计算机软硬件升级时，获得平稳的数据过渡。
2、因特网。数据通过转出，拷贝到WEB服务器上即因特服务器上。用户使用浏览器就可以在任何地点查看档案信息。也可以设置密码，对于允许的用户可以查看，否则不许查看。对于绝密的档案采取审批的方式，通过认证才可以浏览查看。这对于档案的利用开发都具有划时代的意义。因特网系统完全具有局域网系统的功能，实现了把物理档案变成数字档案，进而通过因特网进行各种利用的目的。实现这一功能需要系统提供包括档案数字化程序包、档案管理程序包、因特网查询软件包，通过这些模块，用户才可以轻松地数字化自己的档案，进而达到网络化。档案管理达到这种程度，我们才会真正体会到数字化档案以及地球村落的概念。为了网络安全，系统应具备下列功能：
（1）三级安全系统。
第一级 ：系统管理员赋予不同的使用者以不同的操作权力，如著录、查询、删除等，有效地保证了记录的安全性。
第二级：系统管理员对特殊的档案原文赋以保密级，只有得到授权的用户才能看到这些档案原文，保证了特殊档案原文的保密性。
第三级：只有得到特殊授权，才能改动系统的数据库和图像库结构，保证了系统的安全性。
（2）日志功能。系统自动将每天登入系统的用户名和登入时间记录下来，有利于系统的保密安全和掌握系统的使用情况。
只要你愿意，一套好的软件，完全可以带你进入数字空间。
一、目录管理
簿式目录、卡片式目录在适合我们手工检索的同时，让我们体会到了最大的不便——检索起来费时费神。查目录时你得睁大眼睛高度集中精力，否则稍不留神，想要的东西就从你眼皮下一滑而过。当计算机不再昂贵，档案管理软件走向成熟之际，用计算机管理档案就成了必然的手段。
档案目录管理是档案计算机管理系统中发展较早且比较成熟的技术，其核心是对存储在数据库中的目录数据进行整理和快速检索。一套成熟的目录管理软件，应具备下列特点，才能满足档案工作的需要。
1、数据库及数据管理开放性要强。能够自由增、删、改数据库，满足不同档案类型的需要，做到凡是档案都能进行管理；数据的增、删、改、排序操作简单，并且提供重复、列表、抽词、常量、编码、通改等多种辅助输入功能。
2、档案的检索。档案的检索质量，也有衡量的标准，称为查全率和查准率。查全指的是，所有应该命中的记录都被查出待选；查准指的是，所有命中的记录都是查询者所需要的。就一般的查询手段而言，查全和查准是必然有矛盾的；但对查询者而言，真正重要的是根据实际需要，有时会希望查全，有时希望查准，所以有经验的档案管理人员会制定一个恰当的查询策略，快速找到想要的档案且少有遗漏，这就要求计算机软件提供满足其策略的相应手段。在查询方式上，系统使用如包含、大于、等于、范围等逻辑运算方式进行模糊查询，工作人员只要输入几个汉字，就会立即得出查询结果；具有拼音首字的查询功能，不懂汉字输入就可以查询，对于重音字也可以得到很好的解决；具备树型查询功能，从上往下的查询，层次分明，易于识别是否是所需档案，符合档案人员的检索习惯；提供自动漫游检索，系统可以自动在所有库中查找，找到后显示出来供查看；配合SQLserver2000可以进行全文索引方式的全文检索，响应速度极快。这样，大大减少了利用人员的等候时间，以前几个小时甚至几天查不到的档案，现在片刻就能拿到，使档案利用产生质的飞跃。
3、提供强大的系统编目功能。系统可以自动生成或手工自由设计报表，满足不同档案类型不同的报表需求。对于特殊的表格可以在系统自动生成的基础上加以修改即可。用户可以根据需要生成档案目录表，档案目录表的结构由用户自行设计和修改，加强用户对该系统的把握，提高用户使用的灵活性和工作效率。
4、档案的利用登记、利用统计和档案统计。档案的利用登记是利用统计的基础，使用计算机进行利用登记非常方便，存储的数据是档案研究人员的宝贵素材，也可对档案利用情况做出详尽快捷的统计。档案统计是对所有档案的不同类别的详细情况做出报表。所有这些都有利于档案管理干部对档案管理做出及时有效的决策。要求软件统计灵活方便，只要指定几个统计项，轻点鼠标，计算机就统计得一清二楚，并打印出整齐的报表。如果需要，把结果用彩色饼形图和柱形图表示出来，美观直接。
5、题内关键词自动标引。可以从文件标题中自动提取题内关键词。以题内关键词取代主题词，是计算机实现词组自动标引的一个途径。减轻档案员标引关键词的强度。当然，如有《中国档案主题词表》词库挂接，就能轻松从文件标题中提取主题词更佳。
6、利用管理严谨有效。计算机可自动把每次的借阅文件登记下来，并询问借阅目的、借阅人等。对于借阅原件的，还要具有催还信息。到总结时，自动打印出利用统计表。提供档案的移交和销毁管理功能，档案员自然一身轻松。
7、可以设置用户的使用权力。这样对系统和数据安全性有很大的保证。
二、档案数字化
我们经常听到数字图书馆，数字档案馆，那么，它们究竟是什么，离我们多远呢？其实，只要一些简单的设备，数字化就在我们身边。档案数字化，其手段就是对档案实现全文存储，它在档案信息管理系统中采用目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，从而实现档案图文信息的全文检索，用户界面友好，易于掌握。档案数字化主要包括：
1、档案数字化。以纸张作为载体的档案材料，要转换成以光盘作为载体的档案，首先要进行数字化。使用键盘录入是数字化方式之一，但有很大的局限性，如录入速度慢，档案原件信息如手迹、图表、印鉴不能保留等。比较好的方法是使用扫描仪进行输入。扫描的原理是：以一定的空间间隔，如每英寸150点，将一张纸分解成点阵，每个点用一串数字来描述，如黑白、深浅、色彩等。这些数字形成一个图像文件，存在计算机的硬盘或光盘中。
2、图像压缩。键盘输入的文字，是计算机中的标准内码，占用的存储空间较少。比如一张软盘大约能存储内码形式的汉字约50万字，1G硬盘能存储5亿字，如按每500字一页算，则分别能存储1000页和100万页；而图像文件占的存储空间则较大，如用150DPI的黑白方式扫描一页A4大小的档案，形成的文件约250K，一张软盘可存储4页，1G硬盘只能存储约4千页。一方面的原因是图像文件需要表达的信息量较大，比如它不但要表达一个字，还要表达一个字的大小、字体、个性等；另一方面的原因是图像文件含有大量的冗余信息。这就需要使用国际上标准的图像压缩的方法去除冗余信息，节省图像文件的存储空间。图像文件的压缩要求采用国际标准格式，具有通用性，能保护用户的劳动成果；压缩速度要快，无等待时间，可以提高使用效率；图像文件按用户指定的大小和位置入库，有利于数据的维护和备份。图像经过压缩后约为25K，1G硬盘约能存储档案4万页，这个密度应该令人满意了。压缩后的图像数据，在浏览时，可以实行比例放大或缩小还原，使用者可以按照自己的意图输出比例图像，从而增加图文信息提供利用的灵活性。
3、图像管理。一般图像存储方法有两种，一种是把每个图像压缩后形成一个文件，取好文件名存放在硬盘或光盘上，使用时按照文件名来查找，这种方法要求给每个图像取名，非常不便，同时由于每个图像作为一个文件存储，它在硬盘或光盘上会产生大量的碎片，存储效率很低，查找起来也很慢。另一种方法就是建立一个图像库和一个索引文件，把图像全部放在这个图像库中，然后在索引文件中指出每个图像文件在图像库中所在的位置，通过图像指针把图像与目录联系起来。将原文扫描与目录数据无缝连接，可以省去起文件名、挂接等多余步骤。当然，由于档案的数量很大，图像文件的数量也就很大，往往有几万、几十万个。这些文件如果单个地放在硬盘上，是很难管理的。比如，列（List）一次目录，就要几十分钟。如果把这些图像文件统统合并成一个文件，文件数量少了，单个文件又太大了。如一个1000M的文件，就很难进行拷贝、备份等操作。解决的办法一般是分库，如1000个图像文件分成一个库，每库大约30M，1G硬盘容纳60－80个图像库，管理起来就比较简单可行。图像库的分割与数据库的分库并无对应关系。数据库的分库是把相同类型的档案分成一个库，并不关心库的大小；图像库就纯粹是按大小分了。另外，如果输入档案的数量很多，一张光盘写不下，用了很多光盘，就需要对多张光盘进行管理；比如请插进几号光盘！"等提示，也属于图像管理范畴。
4、图像信息的局部消蓝。局部消蓝能够对字迹褪变的档案进行修复，对于年代较久，有的档案字迹会褪变，出现深一块浅一块的现象，一般情况下通过调整亮度，一页档案的大部分文字都会扫描出来，但有些地方会太浅或太浓而看不清楚甚至看不出来，这时就需要根据不同情况，对灰度扫描后形成的图像分别设置不同的亮度比较值，然后转换成实际黑白二值文件进行存储，从而使全篇档案都能清晰地显示出来。这对于修复历史档案具有十分重要的意义。
5、档案的数据库管理。数字化后的档案，如果散存在硬盘或光盘中，是很难利用的，关键是要管理起来，需要阅览时能很快查找出来，需要统计就能很快统计出来，需要打印就能打印出来。这就需要使用数据库来管理。在档案管理领域，数据库的结构是相对简单的，但数据库中记录数是相对较大的(一份文件为一个记录)；另一方面，数据库的元素是文字和数字，并不是图像，所以在数据库中，设立一个指针字段，来建立文字和图像间的联系，这种联系并非是简单的一一对应关系，比如一份档案往往是几页或几十页，一份档案在数据库中只有一条记录，所以一条记录要对应几个或几十个图像文件。这些功能的实现，都需要数据库去组织、管理，所以说，数据库的管理又是复杂的。当然，这个复杂，是软件的复杂，如果使用好的软件，操作人员是不会感觉复杂的，只不过是轻点鼠标而也。
6、 文件链接。对于已有的纯文本文件（后缀名为.txt）和文字处理软件Word、Wps等形成的文件和数字摄像机、数字照相机取得的文件可以通过文本指针、多媒体指针点击链接，易于操作、存储和利用。
7、汉字识别。有些档案的原稿是印刷的。对于这些档案，汉字识别可以做两件事：一是可以直接从扫描的原稿中取出标题等转换成汉字内码存入数据库，提高录入效率；二是可以将图像文件中的正文内容转换成汉字内码，供全文检索用。
8、光盘刻录。光盘存储最占用存储空间的是图像文件。数据库、辅助文件和程序都存放在计算机中，要进行查询输出时，光盘和计算机系统两者缺一不可。这样对用户形成一种潜在的威胁：档案是要几十年甚至永久保存下去的，但几年或几十年后，计算机系统损坏或淘汰了而当时的系统供应商已经不提供支持服务或已经倒闭，那么，这些档案数据就变成"死"的了，用户的投资，投入的劳动就会化为泡影。因此系统提供"光盘刻录"功能，妥善解决这个问题，就显得非常重要。系统将完整的检索程序、数据库文件、图像文件、辅助文件集成在一张光盘上。即使计算机系统有什么意外，单凭这张光盘，也能进行检索工作。光盘刻录提供的另一个好处是，可以在别的计算机上检索档案，甚至出差在外也能检索档案。
三、档案管理网络化
计算机管理档案有人工无法比拟的优势，但如果只是单机作业，其缺陷也是明显的。主要是：档案数据录入及全文信息数字化工作较慢，建成数据库、资源库的周期长；检索地点单一，在时间和空间上受限。为了更大范围、更加有效的发挥开放档案的社会作用，档案管理网络化就应运而生。将分布在不同地理位置上的具有独立性能的多台计算机、终端及其附属设备，用通信设备和通信线路连接起来，再配有相应的网络软件，以实现计算机资源共享的系统就叫计算机网络。由于经济条件（通信费用）、管理手段（是否开放）、技术手段（网络知识）的限制，档案管理网络化又分局域网和因特网两种方式实现。
1、局域网。档案管理局域网系统应具有应用上的灵活性，使用单位可以调整系统以使其发挥更大的作用。如可以自行增添档案管理项目，自行增添或修改目录表和统计表。使用单位可以通过递交软盘和光盘来完成目录和原文的移交工作，也可以通过网络传递档案信息。可以多人同时查询档案，不发生冲突。通过这些功能，让使用单位提高工作效率，提高档案信息的共享程度，优化社会资源的配置。考虑到用户档案输入量逐年增加后，要保证系统从容操作海量数据的能力。系统的目录数据、图像数据格式必须完全遵照国际标准设计，使用户可以相互交换数据、共享数据，实现网上档案信息传输。在每次计算机软硬件升级时，获得平稳的数据过渡。
2、因特网。数据通过转出，拷贝到WEB服务器上即因特服务器上。用户使用浏览器就可以在任何地点查看档案信息。也可以设置密码，对于允许的用户可以查看，否则不许查看。对于绝密的档案采取审批的方式，通过认证才可以浏览查看。这对于档案的利用开发都具有划时代的意义。因特网系统完全具有局域网系统的功能，实现了把物理档案变成数字档案，进而通过因特网进行各种利用的目的。实现这一功能需要系统提供包括档案数字化程序包、档案管理程序包、因特网查询软件包，通过这些模块，用户才可以轻松地数字化自己的档案，进而达到网络化。档案管理达到这种程度，我们才会真正体会到数字化档案以及地球村落的概念。为了网络安全，系统应具备下列功能：
（1）三级安全系统。
第一级 ：系统管理员赋予不同的使用者以不同的操作权力，如著录、查询、删除等，有效地保证了记录的安全性。
第二级：系统管理员对特殊的档案原文赋以保密级，只有得到授权的用户才能看到这些档案原文，保证了特殊档案原文的保密性。
第三级：只有得到特殊授权，才能改动系统的数据库和图像库结构，保证了系统的安全性。
（2）日志功能。系统自动将每天登入系统的用户名和登入时间记录下来，有利于系统的保密安全和掌握系统的使用情况。
只要你愿意，一套好的软件，完全可以带你进入数字空间。
