电子文件对档案管理的挑战
长春净月经济开发区 来源：郑州市黄河水利委员会勘测规划设计研究院 2006年08月23日
随着办公自动化的进一步深化和CAD、CAM技术的推广应用，特别是电子计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，作为其伴生物的电子文件大量产生。由电子文件“转会”形成的电子档案的入盟给档案管理带来了一次革命性的挑战。如何正确认识这种挑战，笔者欲就此就教于档案界同仁，以便正确认识我们“新的记忆”。
一、 电子文件的特点。
1．信息的非人工识别性
电子文件是由计算机处理和生成的数字化的信息形态。在计算机内部，无论是传输还是存储，电子文件都是以二进制的“0”、“1”数字编码形式存在，人工无法直接识别，必须由相应的计算机软硬件设备将载体上的编码序列读取出来，然后转换成人能识别的形式，显示在屏幕上或打印到纸上，人们才能够知晓其内容。人们在计算机屏幕上看到的文字、图形或多媒体信息下的声音、影像等电子文件形态，便是电子文件的某种输出形式。
2．对系统设备的依赖性。
电子文件对设备的依赖性体现在以下五个方面：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。在计算机内部，电子文件是以数字编码形式存在的，从生成、传输到存储都是通过计算机实现的，离开了计算机软硬件平台，电子文件既看不见也摸不着。计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，对于需要归档长期保存的电子文件来说，设备依赖性造成的问题更加严重。不同软件环境下的电子文件有时难以互换。为安全保密起见，还常常通过特殊的软、硬件设备，人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理，使需要保密的电子文件只能在特定的环境下才能被读取。
3． 信息与载体的可分离性。
纸质文件的墨迹必须依附在纸张上才能形成文字或图形，内容与载体具有必然的不可分离性。电子文件则不然，其存放位置不是固定的，可以实现异地传输、多极传输，而内容却不发生任何变化。由文字、图形、声音、影像等多媒体信息相互搭配构成的电子文件，由于不同的载体往往适合存储不同的媒体信息，就会造成同一电子文件的文字、图形、声音、影像在存储时的载体分离现象。
4． 信息的易改性。
对电子文件的内容进行修改非常容易，而且改后不留痕迹，势必引起安全隐患，同时，还可对电子文件进行压缩处理，改变电子文件的清晰度和对比度等等，造成“原件”识别困难。相比之下想对纸质文件内容进行增、删、改而不留痕迹几乎是不可能的。
二、 电子文件对档案管理的挑战
挑战之一：实现思维方式的转变和观念更新。美国学者比尔曼宣称：“我们社会所建立的几乎所有组织机构的文件都将用电子技术制作和传达。”电子档案是档案必不可少的重要组成部分，这是勿容置疑的，然而有些人却将其拒之门外，或者只作为资料或副本保管，果真如此，则在不久的将来，我们将没有象样的档案可以接受，人类的历史更将面临断代。对电子档案重要性的认识不仅要经历一个漫长的认识过程，更需要转变传统的思维方式，转变长期以来以纸质档案管理利用为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式，实现由纸质文件的“现代观念”向电子档案的“后现代观念”转变。只有这样，才能经受电子文件给档案管理带来的“冲击”。
挑战之二：要保证电子文件信息的可识读性。大家知道，纸质文件的信息与载体是统一的，只要保证载体安全，信息的可识读性是自然而然的。而电子文件却不同，外表看来保存完好的磁盘，由于环境（硬件、软件、加密、编码方式等）的变化，信息却不可读。电子文件的内容信息是以特定的编码形式记录下来的，信息技术的发展不断有新的编码替代原来的编码。电子文件各自所用的编码方式和迅速变化的计算机系统运行环境间矛盾会越来越尖锐。这是电子档案管理遇到的新的问题。
挑战之三：电子档案的原始性界定困难。档案在法律上的凭证作用基于它的原始性，没有原始性，也就没有证据可言。因此，认定电子文件的原始性，是保证其凭证作用的关键。电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性，使电子文件在形成或传输过程中存在着被改动的可能。处理后的电子文件是否与原来一样，存在着认定上的困难。因此，科学界定电子档案的原始性是档案研究领域新的课题。
对于纸质文件来说，根据其内容、载体、字迹材料、体例、格式以及法定效用的签署、印章等外部特征的变化以及时间和空间的差异，便可断定原件的真伪。但是对电子文件而言远没这么简单：（1）电子文件易于修改，而且改后可以不留痕迹。（2）电子文件制作过程的虚拟化。即使在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容的文件可以毫无区别，无法判定哪是“原件”，哪是“复制件”。（3）为保证电子文件的可读性，长期保存的电子文件由于计算机软硬件技术的不断更新换代而常需加以转换，因而很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。（4）电子文件没有固定的字迹，人们可以根据情况以不同的字体、字号输出电子文件，无法从字迹上分辨其原始性。（5）电子文件没有固定的载体，也就无法通过载体来判定其原始性。（6）电子文件的签署技术尚不成熟。综上所述，我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性。笔者认为，对于电子文件原始性的界定应遵循一个原则：文件所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准，而不管文件载体、字迹、格式等外在表现形式是否发生变化。只要它的内容确定是当时由原作者撰写或制作，此后从未修改过，我们就应该承认它的原始性，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。
挑战之四：电子文件的法律效力问题。由于电子文件的原始性界定困难，也引起人们对电子文件的法律凭证作用产生怀疑。电子文件的法律效力的确立，需要解决两个基本问题：首先要依靠科技，真正攻克电子文件原始性的界定关，这是解决电子文件法律效力问题的基础。其次，要加强立法工作，从法律上明确电子文件的凭证作用，做到有法可依，这是解决电子文件法律效力问题的法律依据。
挑战之五：电子文件的逻辑和实体归档问题。实体归档指电子文件形成后通过磁盘或网络传输的形式将电子文件移交档案部门统一保管。由于电子文件信息与载体的可分离性，使电子文件的逻辑归档成为可能。逻辑归档是指在网络环境中，只告诉档案部门某电子文件的存贮路径而不改变其原存储位置和存储方式。在这种系统中，电子文件、归档者与接收者可能相距很远，只需操作一下键盘，便可实现归档目标，比我们熟悉的传统的归档方法方便多了，可是一旦网络瘫痪或受损，电子文件也可能从此消失。逻辑归档是档案管理的又一全新的课题。在不能保证电子文件“网上冲浪”绝对安全的情况下，采取实体与逻辑双重归档是切实有效的。
挑战之六：档案集中统一管理问题。传统纸质档案，各国大多采取了集中统一管理的模式。而电子文件来说，其物理结构和逻辑结构往往是不一致的，同一个电子文件中的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以存放在不同的载体上而不影响其正常显示输出，在电子文件的传输、载体转换等信息处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。因此有些国家不主张集中保管电子文件。如澳大利亚国家档案馆对电子档案采用分布式管理方式，不主张将电子档案集中保存，而是要求存放在电子文件的形成单位。美国学者则提出了“虚拟档案”的设想，认为：“由于电子文件的存放位置与它们的使用几乎毫无关系，所以它们无论存放在哪儿都能同样容易被读者利用。这样一来，现在以保管为目的的实态档案库将成为虚拟档案的联结点。虚拟档案还包括哪些不存放在档案馆，却在档案馆控制之下的文件。未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的方法来管理，而是控制有关文件信息及其利用方法来确保它们的保存、处置和利用。”
挑战之七：安全问题——注意电子文件“物理生命”与“信息生命”的保护。保护电子文件的“物理生命”主要是：（1）防磁。电子档案周围空间的杂散磁场强度应小于83安培/米，录磁介质与永久性磁铁表面间距不得少于76mm。（2）控制环境的温湿度。适宜温度为14～24℃，18℃最佳，相对适宜湿度为50%左右，40%最佳。（3）防机械损伤。对电子文件“信息生命”的保护是对档案管理又一新的挑战。物理状况良好的电子文件也许有一天会发现无法识读；保管“完好”的电子文件也许内容失窃却一无所知。这些就是对电子文件“信息生命”保护不当造成的。对电子文件“信息生命”的保护应注意以下四个问题：（1）保证电子文件的持续可读性。可以通过制定一个统一的电子文件存贮格式标准和转换标准，避免受软件、硬件及编码方式的限制，从电子档案的形成阶段根本解决电子文件的系统依赖问题。（2）防电脑病毒。电脑病毒是一种程序，是一种人为的破坏行为，它不以窃取信息为目的，而是通过修改其他程序而实现其他程序的污染，会造成电子信息的丢失甚至系统瘫痪。所以防电脑病毒是保护电子文件信息生命的重要内容。（3）控制网络中电子文件系统的安全。主要包括两个方面：一是通过用户合法身份的确认和检验，防止有意或无意进入系统。二是利用电子档案时，原则上不提供原件，密级文件外借时要谨慎，重要的电子档案数据库尽量少联网或不联网。（4）备份处理，异处保存。
挑战之八：加强人才培养和队伍建设，建立竞争机制，提高档案工作者的素质。科学技术是第一生产力，科技的竞争，归根到底是人力的竞争。要加强电子文件的管理，必须造就一批高素质的人才队伍，既要调调政治素质，又要强调文化素质和专业素质，同时应鼓励竞争，使档案人员从数量型向素质型转变，力求高效多能，以适应新世纪档案工作的需要。电子文件是一个“新鲜”的事物，电子档案管理是档案界的一次革命，其影响将是全方位的。这就要求档案工作者在信息时代，必须结合档案管理的各个环节，努力学习新技术，提高驾驭现代技术的能力，加强电子文件方面的研究，管理好、利用好电子文件，使我们“新的记忆”的花蕾永远绽放。
一、 电子文件的特点。
1．信息的非人工识别性
电子文件是由计算机处理和生成的数字化的信息形态。在计算机内部，无论是传输还是存储，电子文件都是以二进制的“0”、“1”数字编码形式存在，人工无法直接识别，必须由相应的计算机软硬件设备将载体上的编码序列读取出来，然后转换成人能识别的形式，显示在屏幕上或打印到纸上，人们才能够知晓其内容。人们在计算机屏幕上看到的文字、图形或多媒体信息下的声音、影像等电子文件形态，便是电子文件的某种输出形式。
2．对系统设备的依赖性。
电子文件对设备的依赖性体现在以下五个方面：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。在计算机内部，电子文件是以数字编码形式存在的，从生成、传输到存储都是通过计算机实现的，离开了计算机软硬件平台，电子文件既看不见也摸不着。计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，对于需要归档长期保存的电子文件来说，设备依赖性造成的问题更加严重。不同软件环境下的电子文件有时难以互换。为安全保密起见，还常常通过特殊的软、硬件设备，人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理，使需要保密的电子文件只能在特定的环境下才能被读取。
3． 信息与载体的可分离性。
纸质文件的墨迹必须依附在纸张上才能形成文字或图形，内容与载体具有必然的不可分离性。电子文件则不然，其存放位置不是固定的，可以实现异地传输、多极传输，而内容却不发生任何变化。由文字、图形、声音、影像等多媒体信息相互搭配构成的电子文件，由于不同的载体往往适合存储不同的媒体信息，就会造成同一电子文件的文字、图形、声音、影像在存储时的载体分离现象。
4． 信息的易改性。
对电子文件的内容进行修改非常容易，而且改后不留痕迹，势必引起安全隐患，同时，还可对电子文件进行压缩处理，改变电子文件的清晰度和对比度等等，造成“原件”识别困难。相比之下想对纸质文件内容进行增、删、改而不留痕迹几乎是不可能的。
二、 电子文件对档案管理的挑战
挑战之一：实现思维方式的转变和观念更新。美国学者比尔曼宣称：“我们社会所建立的几乎所有组织机构的文件都将用电子技术制作和传达。”电子档案是档案必不可少的重要组成部分，这是勿容置疑的，然而有些人却将其拒之门外，或者只作为资料或副本保管，果真如此，则在不久的将来，我们将没有象样的档案可以接受，人类的历史更将面临断代。对电子档案重要性的认识不仅要经历一个漫长的认识过程，更需要转变传统的思维方式，转变长期以来以纸质档案管理利用为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式，实现由纸质文件的“现代观念”向电子档案的“后现代观念”转变。只有这样，才能经受电子文件给档案管理带来的“冲击”。
挑战之二：要保证电子文件信息的可识读性。大家知道，纸质文件的信息与载体是统一的，只要保证载体安全，信息的可识读性是自然而然的。而电子文件却不同，外表看来保存完好的磁盘，由于环境（硬件、软件、加密、编码方式等）的变化，信息却不可读。电子文件的内容信息是以特定的编码形式记录下来的，信息技术的发展不断有新的编码替代原来的编码。电子文件各自所用的编码方式和迅速变化的计算机系统运行环境间矛盾会越来越尖锐。这是电子档案管理遇到的新的问题。
挑战之三：电子档案的原始性界定困难。档案在法律上的凭证作用基于它的原始性，没有原始性，也就没有证据可言。因此，认定电子文件的原始性，是保证其凭证作用的关键。电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性，使电子文件在形成或传输过程中存在着被改动的可能。处理后的电子文件是否与原来一样，存在着认定上的困难。因此，科学界定电子档案的原始性是档案研究领域新的课题。
对于纸质文件来说，根据其内容、载体、字迹材料、体例、格式以及法定效用的签署、印章等外部特征的变化以及时间和空间的差异，便可断定原件的真伪。但是对电子文件而言远没这么简单：（1）电子文件易于修改，而且改后可以不留痕迹。（2）电子文件制作过程的虚拟化。即使在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容的文件可以毫无区别，无法判定哪是“原件”，哪是“复制件”。（3）为保证电子文件的可读性，长期保存的电子文件由于计算机软硬件技术的不断更新换代而常需加以转换，因而很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。（4）电子文件没有固定的字迹，人们可以根据情况以不同的字体、字号输出电子文件，无法从字迹上分辨其原始性。（5）电子文件没有固定的载体，也就无法通过载体来判定其原始性。（6）电子文件的签署技术尚不成熟。综上所述，我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性。笔者认为，对于电子文件原始性的界定应遵循一个原则：文件所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准，而不管文件载体、字迹、格式等外在表现形式是否发生变化。只要它的内容确定是当时由原作者撰写或制作，此后从未修改过，我们就应该承认它的原始性，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。
挑战之四：电子文件的法律效力问题。由于电子文件的原始性界定困难，也引起人们对电子文件的法律凭证作用产生怀疑。电子文件的法律效力的确立，需要解决两个基本问题：首先要依靠科技，真正攻克电子文件原始性的界定关，这是解决电子文件法律效力问题的基础。其次，要加强立法工作，从法律上明确电子文件的凭证作用，做到有法可依，这是解决电子文件法律效力问题的法律依据。
挑战之五：电子文件的逻辑和实体归档问题。实体归档指电子文件形成后通过磁盘或网络传输的形式将电子文件移交档案部门统一保管。由于电子文件信息与载体的可分离性，使电子文件的逻辑归档成为可能。逻辑归档是指在网络环境中，只告诉档案部门某电子文件的存贮路径而不改变其原存储位置和存储方式。在这种系统中，电子文件、归档者与接收者可能相距很远，只需操作一下键盘，便可实现归档目标，比我们熟悉的传统的归档方法方便多了，可是一旦网络瘫痪或受损，电子文件也可能从此消失。逻辑归档是档案管理的又一全新的课题。在不能保证电子文件“网上冲浪”绝对安全的情况下，采取实体与逻辑双重归档是切实有效的。
挑战之六：档案集中统一管理问题。传统纸质档案，各国大多采取了集中统一管理的模式。而电子文件来说，其物理结构和逻辑结构往往是不一致的，同一个电子文件中的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以存放在不同的载体上而不影响其正常显示输出，在电子文件的传输、载体转换等信息处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。因此有些国家不主张集中保管电子文件。如澳大利亚国家档案馆对电子档案采用分布式管理方式，不主张将电子档案集中保存，而是要求存放在电子文件的形成单位。美国学者则提出了“虚拟档案”的设想，认为：“由于电子文件的存放位置与它们的使用几乎毫无关系，所以它们无论存放在哪儿都能同样容易被读者利用。这样一来，现在以保管为目的的实态档案库将成为虚拟档案的联结点。虚拟档案还包括哪些不存放在档案馆，却在档案馆控制之下的文件。未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的方法来管理，而是控制有关文件信息及其利用方法来确保它们的保存、处置和利用。”
挑战之七：安全问题——注意电子文件“物理生命”与“信息生命”的保护。保护电子文件的“物理生命”主要是：（1）防磁。电子档案周围空间的杂散磁场强度应小于83安培/米，录磁介质与永久性磁铁表面间距不得少于76mm。（2）控制环境的温湿度。适宜温度为14～24℃，18℃最佳，相对适宜湿度为50%左右，40%最佳。（3）防机械损伤。对电子文件“信息生命”的保护是对档案管理又一新的挑战。物理状况良好的电子文件也许有一天会发现无法识读；保管“完好”的电子文件也许内容失窃却一无所知。这些就是对电子文件“信息生命”保护不当造成的。对电子文件“信息生命”的保护应注意以下四个问题：（1）保证电子文件的持续可读性。可以通过制定一个统一的电子文件存贮格式标准和转换标准，避免受软件、硬件及编码方式的限制，从电子档案的形成阶段根本解决电子文件的系统依赖问题。（2）防电脑病毒。电脑病毒是一种程序，是一种人为的破坏行为，它不以窃取信息为目的，而是通过修改其他程序而实现其他程序的污染，会造成电子信息的丢失甚至系统瘫痪。所以防电脑病毒是保护电子文件信息生命的重要内容。（3）控制网络中电子文件系统的安全。主要包括两个方面：一是通过用户合法身份的确认和检验，防止有意或无意进入系统。二是利用电子档案时，原则上不提供原件，密级文件外借时要谨慎，重要的电子档案数据库尽量少联网或不联网。（4）备份处理，异处保存。
挑战之八：加强人才培养和队伍建设，建立竞争机制，提高档案工作者的素质。科学技术是第一生产力，科技的竞争，归根到底是人力的竞争。要加强电子文件的管理，必须造就一批高素质的人才队伍，既要调调政治素质，又要强调文化素质和专业素质，同时应鼓励竞争，使档案人员从数量型向素质型转变，力求高效多能，以适应新世纪档案工作的需要。电子文件是一个“新鲜”的事物，电子档案管理是档案界的一次革命，其影响将是全方位的。这就要求档案工作者在信息时代，必须结合档案管理的各个环节，努力学习新技术，提高驾驭现代技术的能力，加强电子文件方面的研究，管理好、利用好电子文件，使我们“新的记忆”的花蕾永远绽放。
