电子档案原始性的认定
长春净月经济开发区 来源：四川大学信息与管理系 2006年08月23日
目前，档案部门对电子档案的管理和利用还未规范，对电子档案法律地位的确立问题尚在探讨，其中关于电子档案的原始性如何认定，一直是档案界争论的热门话题。电子档案的原始性认定 ，是电子档案具有证据性和法律效力的前提。笔者试就该问题谈谈个人的看法与认识。
电子文件的可变性和虚拟性等特点，使电子文件转化为电子档案过程中的法律问题始终困扰着我国档案界，使电子档案全面行使“历史记录”和“社会记忆”的功能受阻，尤其是在实施办公自动化和文档一体化的过程中，电子档案的原始性认定显得尤为重要，否则电子档案的证据价值和法律效力无从谈起，真正意义上的办公自动化和文档一体化也就不可能实现。
电子档案已广泛形成于国家机构、社会组织及个人的各种社会实践活动中，成为与纸质档案并存的一种原生信息记录物，反映了人们社会活动的真实历史面貌，是人们社会活动中的记录物和伴生物，具有档案的共性。目前计算机文件正在取代手写文件，CAD正在取代手工绘图，E-mail正在取代信件，电子商务正在取代合同、货单、信用卡取代存折、存单，我们已可能拒绝电子档案。就电子档案原始性认定问题而言，笔者认为目前存在以下障碍：
认识上的障碍
电子文件归档，就是按归档要求将整理好的电子文件的信息内容和它的环境条件一并以数码形式转存在磁性材料或光盘等载体上保存，即成电子档案。它与纸质档案有相同之处，它们都具有档案的基本属性——原始性。因此，人们在认定电子档案原始性时，往往沿用传统纸质档案的原始性认定概念：强调归档要将“原件”归档，因纸质档案的原件是与其内容不可分割的载体，纸质档案的内容附着在其形式的原始性上。很显然，如此“原件”的概念和原始性的认定方式不适合于电子档案，电子档案是数字化形式，其内容信息可与它的载体分离，它可以从一个载体复制到另一载体，无原件与复制件之分，且很难区分其信息内容更改的前后状况。任何电子档案，当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息内容记录下来后，人们只有采用这种记录档案信息内容。因此，对电子档案原始性的认定人们遇到了认识上的麻烦。
技术上的障碍
电子档案是一串数字代码序列，它存放在A盘和存放在B盘都不会损坏这一串数字代码序更。电子档案由于其信息与载体的可分离性，信息复制、传递的高保真性和信息内容的可更改性等特性，使得人无法像纸质文件那样去判断电子文件的“原件”，故电子档案的原始性在认定时遇到了技术上的障碍。电子档案原始性通过技术保证来确立，对电子档案来讲，只要档案的的信息内容不变，其结构形式均可发生变化，这与电子档案的载体、技术和设备等技术保证因素息息相关，若技术上的问题不解决，其原始性的认定很难有相应的标准和方法。如数字签字的出现产生了数字签字的电子文件，这只能证明它不是伪造的、是不能更改的原始技术、记录状态，但不能证实它是“原件”，因为数字签字的电子文件也是可以拷贝的。这说明技术障碍使得人们很难判断电子档案的原始性。因此，国内目前大多采用双套制保存电子档案的做法，如1999年1月1日起施行的修改后的《会计档案管理办法》中就规定：“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案”。其它类似的双套制保存的规定还很多。可见，电子档案的原始性认定确有困难。
电子档案原始性认定之我见
如前所述，尽管电子档案的原始性认定遇到了认识和技术上的障碍，但我们不能否认它的原始记录性的存在，有一点是明确的，即原始性也是电子档案的最基本的档案学属性。笔者以为：电子档案的特性使我们在认定其原始性时，要重新建立一个针对电档案的“原件”概念，从而进一步确立其原始性。电子文件形成到归档有一段时间，所以归档时，电子档案原始性认定的关键应看电子文件是形成时的、未曾被删除改过的、真实有效的原始记录或原始技术状态。那么，笔者认为可以这样来表述电子档案的原始性：一份电子档案，只要它是原作者制作，其信息内容未曾修改过、真实有效，就应认定它具有原始性。
这个原始性概念允许电子档案内容形式与载体形式分离。其原始性可通过严格的技术条件来判断和维护。
总而言之，电子档案数量日渐增加，已成为阵家档案的组成部分，使电子档案与纸质档案享有同等法律地位，从理论上讲是完全可以实现的，但只有在电子档案的原始性认可的条件下，电子档案法律地位的认可方能实现。随着现代科学技术的发展，已使过去的很多“可能”变为现实，笔者相信，随着信息技术的进步、电子档案管理水平的提高，以及技术保障的完善，电子档案原始性认定在档案工作实践中进行操作并不是一件遥远的事情。
电子文件的可变性和虚拟性等特点，使电子文件转化为电子档案过程中的法律问题始终困扰着我国档案界，使电子档案全面行使“历史记录”和“社会记忆”的功能受阻，尤其是在实施办公自动化和文档一体化的过程中，电子档案的原始性认定显得尤为重要，否则电子档案的证据价值和法律效力无从谈起，真正意义上的办公自动化和文档一体化也就不可能实现。
电子档案已广泛形成于国家机构、社会组织及个人的各种社会实践活动中，成为与纸质档案并存的一种原生信息记录物，反映了人们社会活动的真实历史面貌，是人们社会活动中的记录物和伴生物，具有档案的共性。目前计算机文件正在取代手写文件，CAD正在取代手工绘图，E-mail正在取代信件，电子商务正在取代合同、货单、信用卡取代存折、存单，我们已可能拒绝电子档案。就电子档案原始性认定问题而言，笔者认为目前存在以下障碍：
认识上的障碍
电子文件归档，就是按归档要求将整理好的电子文件的信息内容和它的环境条件一并以数码形式转存在磁性材料或光盘等载体上保存，即成电子档案。它与纸质档案有相同之处，它们都具有档案的基本属性——原始性。因此，人们在认定电子档案原始性时，往往沿用传统纸质档案的原始性认定概念：强调归档要将“原件”归档，因纸质档案的原件是与其内容不可分割的载体，纸质档案的内容附着在其形式的原始性上。很显然，如此“原件”的概念和原始性的认定方式不适合于电子档案，电子档案是数字化形式，其内容信息可与它的载体分离，它可以从一个载体复制到另一载体，无原件与复制件之分，且很难区分其信息内容更改的前后状况。任何电子档案，当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息内容记录下来后，人们只有采用这种记录档案信息内容。因此，对电子档案原始性的认定人们遇到了认识上的麻烦。
技术上的障碍
电子档案是一串数字代码序列，它存放在A盘和存放在B盘都不会损坏这一串数字代码序更。电子档案由于其信息与载体的可分离性，信息复制、传递的高保真性和信息内容的可更改性等特性，使得人无法像纸质文件那样去判断电子文件的“原件”，故电子档案的原始性在认定时遇到了技术上的障碍。电子档案原始性通过技术保证来确立，对电子档案来讲，只要档案的的信息内容不变，其结构形式均可发生变化，这与电子档案的载体、技术和设备等技术保证因素息息相关，若技术上的问题不解决，其原始性的认定很难有相应的标准和方法。如数字签字的出现产生了数字签字的电子文件，这只能证明它不是伪造的、是不能更改的原始技术、记录状态，但不能证实它是“原件”，因为数字签字的电子文件也是可以拷贝的。这说明技术障碍使得人们很难判断电子档案的原始性。因此，国内目前大多采用双套制保存电子档案的做法，如1999年1月1日起施行的修改后的《会计档案管理办法》中就规定：“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案”。其它类似的双套制保存的规定还很多。可见，电子档案的原始性认定确有困难。
电子档案原始性认定之我见
如前所述，尽管电子档案的原始性认定遇到了认识和技术上的障碍，但我们不能否认它的原始记录性的存在，有一点是明确的，即原始性也是电子档案的最基本的档案学属性。笔者以为：电子档案的特性使我们在认定其原始性时，要重新建立一个针对电档案的“原件”概念，从而进一步确立其原始性。电子文件形成到归档有一段时间，所以归档时，电子档案原始性认定的关键应看电子文件是形成时的、未曾被删除改过的、真实有效的原始记录或原始技术状态。那么，笔者认为可以这样来表述电子档案的原始性：一份电子档案，只要它是原作者制作，其信息内容未曾修改过、真实有效，就应认定它具有原始性。
这个原始性概念允许电子档案内容形式与载体形式分离。其原始性可通过严格的技术条件来判断和维护。
总而言之，电子档案数量日渐增加，已成为阵家档案的组成部分，使电子档案与纸质档案享有同等法律地位，从理论上讲是完全可以实现的，但只有在电子档案的原始性认可的条件下，电子档案法律地位的认可方能实现。随着现代科学技术的发展，已使过去的很多“可能”变为现实，笔者相信，随着信息技术的进步、电子档案管理水平的提高，以及技术保障的完善，电子档案原始性认定在档案工作实践中进行操作并不是一件遥远的事情。
