文书立卷改革的尝试
随着各单位办公自动化程度的提高，传统的文书立卷归档工作越来越不适应网络时代的要求。如何改革文书立卷归档工作，以适应网络时代无纸化的办公要求，各地都在进行着各种形式的改革，文档一体化的档案管理软件就是这几年档案部门大力推广应用的产品。但是由于文档一体化档案管理软件未能摆脱传统文书立卷归档发的模式，在使用过程中并不能从根本上减轻档案员的劳动强度，提高工作效率。针对这一情况，我们在县邮政局进行文书立卷改革试点工作时，提出在原有文档管理一体化的基础上，对现有的软件作进一步的修改完善，把文书立卷工作和公文处理中的收、发文件登记工作合二为一，以期达到文书立卷归档工作随办随归，减少档案整理环节的目的，将过去集中立卷归档改为现在的平时整理，将工作量分散，既不会形成积存文件，也提高了工作效率。具体做法如下：
公文处理的第一道程序是收、发文件登记工作，其登记的内容一般包括收发文件时间、收文件顺序号、责任者、文号、标题、文件形成时间等内容。而文档一体化管理计算机著录档案的内容一般包括档号、责任者、文号、标题、文件形成时间、保管期限、分类号、主题词等内容。二者的登录内容相差无几，因此可以将这两道工序合二为一，实现文书立卷随办随归。我们将一个年度内的档案材料分成两大类，一类是本单位形成的正式发出的文件和内容参考材料、报表等一类为收到的文件材料，包括上级、下级和平行机关报送的文件材料。在计算机登录文件时应该将收文和发文分开按年度分别从“1”开始编流顺序号。由于文书立卷是随办随归，立卷归档是以“件”为单位进行整理、归档、保管、利用和统计，因此文件的件号即相当于传统档案的档号，故件号的构成应包括全宗号、文件所属年度、收文（发文）顺序号、档案盒号等项目。为了方便基层文书立卷人员的具体操作，各立档单位应该事先刻制一个件号章（相当于传统方法的档号章）。在收到或发出文件时，在文件的右上角盖上件号章，在编好件号（盒号留到装盒时编）的同时，参照《工业企业档案分类试行规则》的规定，在文件的左上角标出文件所属的一级类目分类号之后，文书人员就可以将文件件号、责任者、文号、标题、文件形成时间、主题词、分类号等录入计算机。并将文件全文扫描入计算机（如果文件是通过网上收发的，则只要将收发的文件内容存盘之后，打印出一份文件供文书部门阅办存档即可）。这样就形成纸质文件与电子文件一一对应，做到微机能够检索档案全文。计算机登录完毕之后，将文件发给相关部门阅办，待文件处理完毕之后，即可以收回装订盒。装订之后，将收文和发文分开分别按其件号先后顺序装入卷盒。在文件装盒之前，还应该编好盒号，盒号的编制应从“1”开始流水编。盒号的作用相当于一个小档案箱的箱号，在件号上编写盒号目的的是方便档案的出入。这样，整理工作就在平时的文件登录和阅办处理之后装订、装盒工作中即告完成。
写到这里，细心的读者一定会发现一个大问题，即用这种方法整理的档案似乎没有划分保管期限。表面上看确实如此，但实际上是这种文书立卷改革的另一个重要内容，就是将传统文书档案保管期限三分法改为两分法，也就是将一个全宗内的档案分为进馆和不进馆两种。进馆档案的范围主要是立档单位本身形成的文件材料，而不进馆档案的范围主要是立档单位收到的上级、下级和平行机关报送的文件材料，这些不进馆的档案由基层档案室长期保管，档案馆只接收立档单位本身产生的档案材料及其电子文件、档案管理数据库。这种改革遵循的是网络时代的信息互联互通及减少资源浪费的原则。
为什么要将保管期限从三分法改为两分法？
1.按现行的《文书档案保管期限表》规定，每年档案馆都会接收到大量重复的文件。就拿人事任免来看，一份干部任免文件涉及到几十个单位主要领导人，档案馆就要接收进几十份重份文件。两分法的优点就可以避免接收到大量重复文件，这样既可以提高进馆档案的质量，也可以减少档案馆的资源浪费。
2.由于现行的《文书档案保管期限表》在划分永久、长期、短期保管时所参照的标准是“重要的和一般的”，这种标准具有模糊性、不确定性，因而不是一个具体的量化标准：同时，《文书档案保管期限表》还要求在确定档案保管期限时，要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，正确分析档案的历史价值和现实作用。试想立档单位的文书若是一位年仅二十来岁的年轻小伙子，他又如何能做到用历史的眼光来判断文件材料的现实作用和历史价值呢？而两分法就能从根上解决这一问题，即各级档案馆只扪收本级各立档单位本身形成的纸质文件和电子文件。至于判断档案价值大小，则由档案馆的档案鉴定专家去决定。这样不但方便文书部门的立卷归档工件作，而且还可以避免文书立卷部门因期限把握不准造成的失误，提高了馆藏档案的质量。
3.随着网络时代的来临，政府机关办公自动化程度的进一步提高，各地档案馆在实现计算机联网之后，利用档案不但能够通过电脑查阅，而且还可以利用计算机网络调阅不同地区档案馆和不同级别的档案材料，实现档案信息资源共享。因此各地档案馆只接收各立档单位本身形成的档案，可以减轻档案馆的馆藏压力，使档案馆的有限资源得到充分利用。
采取随办随归方法整理档案，还应注意以下两个问题，一是不能机械、教条地理解随办随归，而应灵活操作。如立档单位召开较大型的会议和进行非诉讼性案件时，其形成的材料往往会拖延一两个月。对这些材料，文书人员就不能机械地按时间先后将这些有机联系的文件材料人为地分割开来，而应该等事情完结之后，对这一整套材料逐一地处理编件号、分类号、装盒归档。二是在收文中遇到一些针对性较强的文件，如上级机关针对本单位的指示性文件、上级机关针对本单位的请示所作的批复及上级机关转发本单位制发的文件，这些文件应视同为本单位发文，列入本单位发文范围予以编件号及电脑登录。而不能机械地将其列入收文范围。
采取这种方法整理的档案，在提供利用时，可以通过手工查找和微机检索两种途径。在提供档案时，应尽可能提供电子文件，以保护档案原。由于我们在文件登录之前，已经在文件的左上角标出文件所属的分类号，因此计算机能够据此打印出各个类别的收、发文件目录，这种目录类似于科技档案分类目录，人工查找就通过这种分类目录，找出人们所需要的档案材料。这种方法同传统查找方式大体相同，但速度却快了很多。电脑检索是根据利用者提供的文件特征，通过电脑调出符合条件的档案，如果需要档案原件，则可根据档案的件号从卷盒中调出该档案。至于档案的移交问题，由于我们已经明确了进馆与不进馆档案的范围，因此我们只需将件号中有发文字样的档案及电子文件、数据库移交进馆。在全国各地档案馆可适当考虑接收件号中有收文字样的电子文件及其数据库，为利用者查找档案提供方便。在档案移交时限方面，档案馆可以不受十年、二十年的规定限制，在次年年初将属于进馆的档案原件、电子文件、档案管理数据库接收进馆。这样，不但可以避免十年、二十年之后，因文书立卷改革过程中将档案计量单位由“卷”改为“件”所增加的移交清点工作量，而且，使档案馆馆藏档案的时效性增强，从而把档案馆建成真正意义上的信息中心，而不仅仅是历史资料中心。
